Thực tế cho thấy có đến 67% các cuộc họp diễn ra không hiệu quả như mong muốn bởi vì các buổi họp thường vắt kiệt sinh lực của nhiều người, thậm chí lãng phí thời gian trong khi cần làm việc khác hơn do cách tổ chức kém hiệu quả.
Những nguyên nhân chính dẫn kết kết quả các cuộc họp kém hiệu quả:
- Điện thoại, laptop và các thiết bị công nghệ gây sao lãng
- Kéo dài thời gian họp và không có mục tiêu
- Lùi thời gian họp vì chưa đủ người
- Cuộc họp lan man
- Mỗi người một ý, không ai chịu lắng nghe ý kiến của người khác
- Bản tổng kết cuộc họp không tốt
Vậy nên hãy áp dụng 5 nguyên tắc khá đơn giản nhưng nếu thực hiện tốt đảm bảo rằng bạn sẽ luôn có được những cuộc họp:
- Đặt ra mục tiêu và gửi trước chủ đề cho người tham dự
- Mời đúng đối tượng phù hợp tham gia
- Bắt đầu và kết thúc đúng giờ
- Bám sát chủ đề và mục tiêu
- Tổng kết sau khi đã thảo luận
Và để đảm bảo thực hiện tốt 5 nguyên tắc này, dưới đây là quy trình chi tiết dành cho bạn.
Hiểu được tính chất cuộc họp bằng cách phân loại theo tần suất
Hằng ngày: Đánh giá hiệu quả hoạt động
Thời gian: 5 – 10 phút
Nội dung: Tổng kết kết quả hàng ngày và định hướng hoạt động.
Thực hiện:
- Họp nhanh.
- Biến cuộc họp thành thông lệ.
- Không hủy bỏ ngay cả khi một số người vắng mặt.
Hằng tuần: Đánh giá hiệu quả chiến thuật
Thời gian: 45 – 90 phút
Nội dung: Xem lại các số liệu, hoạt động hàng tuần, giải quyết các vấn đề.
Thực hiện:
Chỉ lập nội dung họp sau khi nhận được báo cáo.
Hằng tháng: Đánh giá mục tiêu
Thời gian: 2 – 4 giờ
Nội dung: Thảo luận, phân tích, động não và quyết định các vấn đề quan trọng ảnh hưởng đến thành công lâu dài.
Thực hiện:
Giới hạn trong 1-2 chủ đề.
Chuẩn bị và nghiên cứu.
Thành viên tham gia thảo luận tích cực.
Hằng quý, năm: Đánh giá hiệu quả chiến lược
Thời gian: 1-2 ngày
Nội dung: Xem lại chiến lược, bối cảnh cạnh tranh, xu hướng ngành, nhân sự chủ chốt và định hướng phát triển đội ngũ.
Thực hiện:
Bên ngoài không gian văn phòng, công ty.
Tập trung vào công việc, hạn chế hoạt động xã hội.
Không cơ cấu quá mức hoặc lập lịch trình quá tải.
7 bước tổ chức cuộc họp hiệu quả
Dưới đây là bộ Quy trình tổ chức cuộc họp theo chuẩn L10 Meeting (nguồn: BSS Vietnam)
| TT | BƯỚC | THỰC HIỆN | THỜI GIAN |
| 1 | Tin tốt | Câu chuyện dẫn nhập trước khi họp: mỗi người chia sẻ 1 tin tốt cá nhân và 1 tin tốt về công việc. | 5 phút |
| 2 | Đánh giá Scorecard (Scorecard Review) | Đánh giá các chỉ số quan trọng (5- 15 chỉ số) theo dõi tình hình hoạt động Doanh nghiệp (hoặc Phòng ban – tùy theo cấp độ của cuộc họp). Con số không đạt mục tiêu thì đưa xuống phần Danh sách các vấn đề (Issues List) | 5 phút |
| 3 | Đánh giá Rocks (Rocks Review) | Đánh giá tiến độ của Rocks (Danh sách các mục tiêu ưu tiên của quý). Nếu bị chậm tiến độ thì đưa xuống phần Danh sách các vấn đề (Issues List) | 5 phút |
| 4 | Tình hình Khách hàng/Nhân viên/Thị trường (People Headlines) | Chia sẻ tin ngắn gọn (cả tốt hay không tốt) về sự kiện nhân viên trong tuần và sự kiện liên quan khách hàng. Vấn đề nào quan ngại thì đưa xuống phần Danh sách các vấn đề (Issues List) | 5 phút |
| 5 | Đánh giá To Do List (Danh sách các việc cần làm trong tuần) | Xem xét nhanh Danh sách các việc cần làm từ cuộc họp trước xem đã hoàn thành chưa. Nếu 90% xong thì vẫn là chưa xong. Việc nào xong thì gạch bỏ. Nếu việc chưa thực hiện thì tiếp tục giữ lại trong danh sách và tạo ra vấn đề vào Danh sách các vấn đề (Issues List) Trách nhiệm giải trình của từng thành viên sẽ hình thành khi các cam kết hằng tuần được ghi ra trong Danh sách các việc cần làm và mức độ hoàn thành công việc được đánh giá trong tuần kế tiếp. |
5 phút |
| 6 | Tiếp cận vấn đề (IDS) | Danh sách các vấn đề (Issues List) gồm: Các vấn đề còn sót lại của buổi họp tuần trước, các vấn đề mới bổ sung từ các phần trên. Hãy hỏi mọi người lần cuối là họ có muốn bổ sung thêm vấn đề gì cần bàn bạc hay không?
Sau đó, người điều phối đề xuất nhanh trong 30 giây thứ tự 3 vấn đề quan trọng nhất và chỉnh sửa theo nhận xét của mọi người. Bây giờ, hãy tập trung xử lý từng vấn đề theo nguyên tắc Xác định-Thảo luận-Giải quyết (IDS) như sau: + Xác định: Xác định thực chất vấn đề, tìm ra nguyên nhân thực sự. + Thảo luận: Thảo luận để ra giải pháp trên tinh thần đạt lợi ích lớn cho tổ chức. Không nhằm đến cá nhân hay phòng ban nào. Thảo luận chệch hướng thường xuất hiện nhiều nhất tại phần này, trao đổi lan mang không ra được giải pháp gì cụ thể. + Giải quyết: Đưa giải pháp gắn liền hành động cụ thể do một người chịu trách nhiệm hoàn thành vào Danh sách các việc cần làm của tuần (To Do List). Nếu đã hết thời gian, hãy để lại các vấn đề còn dang dở cho tuần sau. Nếu còn thời gian mà đã giải quyết hết 3 vấn đề quan trọng ban đầu, hãy xác định 3 vấn đề quan trọng tiếp theo và tuần tự giải quyết như các bước trên. |
60 phút |
| 7 | Kết luận (Conclude) | – Tóm tắt Danh sách các việc làm mới trong tuần (Recap To-Do List): Hãy rà soát để chắc chắn mọi người đã nắm rõ nhiệm vụ của mình.
– Thông điệp truyền thông (Cascading Messages): Thảo luận cần phải truyền thông thông điệp gì đến các nhân viên khác trong Doanh nghiệp mà không ở trong cuộc họp này? (Email/Video/Gặp mặt trực tiếp …). – Đánh giá chất lượng cuộc họp (Rating 1-10): Từng thành viên đánh giá mức độ hiệu quả cuộc họp từ 1 – 10. – Cuối cùng, sau buổi họp, Thư ký hãy gửi biên bản cuộc họp tới tất cả các thành viên tham dự. |
5 phút |