Quản trị Doanh nghiệp và Quản trị bản thân hiệu quả hơn bằng BSC

Nếu ai đó hỏi tôi điều gì là quan trọng nhất trong việc Quản trị và Quản lý, tôi sẽ không ngần ngại mà nói rằng đó chính là BSC.

Trong suốt thời gian qua, thứ tôi tập trung nhiều nhất chính là tìm cách áp dụng BSC này cho việc vận hành doanh nghiệp cũng như giúp từng cá nhân phát huy hiệu quả. BSC là thứ tôi quan tâm hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng… và luôn tìm cách để “bình dân hóa” một công cụ tuyệt vời mà như cách mọi người thường nghĩ nó chỉ dùng ở cấp độ quản trị doanh nghiệp. Thực tế quá trình áp dụng tôi thấy rằng nó không chỉ áp dụng được với các cấp lãnh đạo, quản lý mà hoàn toàn hiệu quả tới cấp độ nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp.

Dưới đây là những phần diễn giải khá chi tiết mà tôi có tổng hợp lại từ 2 nguồn cộng với một số hình ảnh minh họa tôi thiết kế thêm cho bài viết này.

BSC (Balanced scorecard – Thẻ điểm cân bằng) là một công cụ quản lý được sử dụng bởi rất nhiều doanh nghiệp bởi vì:

• Được chứng minh là một trong những ý tưởng kinh doanh có ảnh hưởng nhất từng được trình bày trong Harvard Business Review
• Được áp dụng bởi hơn hơn 50% các công ty lớn của Mỹ và hơn 60% công ty thuộc Fortune 500
• Được đánh giá ở mức hiệu quả cực kỳ cao và rất cao bởi 65% trong số 1000 doanh nghiệp lớn nhất thế giới đã sử dụng BSC vào quản trị chiến lược

BSC có những lợi ích vượt trội trong quản trị và quản lý:

• BSC giúp lập kế hoạch chiến lược tốt hơn
• BSC giúp cải thiện truyền thông doanh nghiệp
• BSC giúp liên kết chặt chẽ các dự án khác nhau trong doanh nghiệp
• BSC giúp cải thiện hiệu suất báo cáo

BSC là gì?

BSC có nghĩa là “thẻ điểm cân bằng”. Đây là một mô hình quản trị chiến lược ở cấp độ cơ bản nhất, định hướng cho doanh nghiệp trong suốt quá trình thiết lập, triển khai, theo dõi và đo lường kết quả của chiến lược đặt ra.

Bên cạnh yếu tố tài chính, BSC tập trung quan tâm tới 3 thước đo phi tài chính khác có ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là: khách hàng, quá trình hoạt động nội bộ, học tập & phát triển.

Ý nghĩa “cân bằng” của mô hình thể hiện ở chỗ cân đối giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, tài chính và các yếu tố phi tài chính, các chỉ tiêu đầu vào và đầu ra của kết quả, các hoạt động hướng ra xã hội và các hoạt động được thực hiện vì nội bộ.

Cấu trúc mô hình BSC

Mô hình BSC bao gồm 4 yếu tố được coi là 4 thước đo của hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. Chúng được sắp xếp theo một trật tự nhất định và có ảnh hưởng lẫn nhau từ dưới lên trên theo kế hoạch đặt ra từ trước (và tôi bổ sung thêm nguyên lý Nhân Quả trong việc xây dựng BSC)

1. Thước đo tài chính (Finance)

Thước đo tài chính bao gồm các yếu tố như chi phí cố định, chi phí khấu hao, lợi tức đầu tư, lợi nhuận thu về, tốc độ tăng trưởng doanh thu… Không phải yếu tố nào cũng dễ dàng đo được ngay sau khi thực hiện, nhưng chúng là sự xác nhận muộn cho hiệu quả của hoạt động đó.

Ngày trước, doanh nghiệp dùng một chỉ tiêu duy nhất để đánh giá hiệu quả hoạt động là số tiền kiếm được. Con số này lớn có nghĩa là doanh nghiệp đang rất ổn, còn tình hình tài chính ở mức khó khăn đồng nghĩa với nguy cơ sụp đổ doanh nghiệp.

Nhưng trong kỷ nguyên hiện đại hoá, tài chính không còn là thước đo duy nhất mà bạn cần quan tâm nữa. Chúng chỉ thể hiện được một mảnh ghép trong bức tranh tổng thể. Nghĩa là doanh nghiệp có thể thu về rất nhiều tiền nhưng vẫn tồn tại các rủi ro lớn dễ gây phá sản. Vì vậy, bạn cần quan tâm tới 3 thước đo còn lại của BSC để dễ dàng định hướng dài hạn.

2. Thước đo Mối quan hệ (Customer)

Sự hài lòng của khách hàng chính là một chỉ số thành công của doanh nghiệp, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu thu về của cả hiện tại và tương lai.

Thước đo này nhằm trả lời câu hỏi: Khách hàng đang thấy doanh nghiệp như thế nào? Từ đó, bạn sẽ dễ dàng đặt ra các mục tiêu và kế hoạch thực hiện tập trung vào sự hài lòng của khách hàng.

Để có được nhận định chính xác nhất về quan điểm đánh giá của khách hàng, bạn có thể dựa trên bộ khung là các câu hỏi sau:

– Đó có đúng là khách hàng mục tiêu của bạn?

– Họ có thích thú với sản phẩm / dịch vụ của bạn không? % phản hồi của họ sau khi sử dụng sản phẩm / dịch vụ là bao nhiêu?

– Trong đó có bao nhiêu % tích cực và tiêu cực?

– Họ so sánh như thế nào giữa bạn và đối thủ cạnh tranh?

3. Thước đo quá trình hoạt động nội bộ (Productivity)

Rõ ràng, không có doanh nghiệp nào có thể tự hào về thành tích đạt được nếu không có những hành động chứng minh điều đó. Nhận định xem doanh nghiệp đang hoạt động tốt ở mức nào giống như việc tự đánh giá và kiểm điểm, rút kinh nghiệm bản thân vậy.

Dấu hiệu của một doanh nghiệp hoạt động trơn tru được tập hợp lại từ nhiều chỉ số nhỏ lẻ như tốc độ tăng trưởng của quy mô, % người lao động gắn bó tăng, % thời gian xử lý công vụ được rút ngắn,…

Bạn cần rà soát lại các quy trình nội bộ của công ty để phân loại đâu là bộ phận đã làm tốt và đâu là điều chưa hợp lý. Sau đó, hãy đưa nhiệm vụ cải thiện các lỗ hổng của quá trình hoạt động nội bộ vào thành một mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

4. Thước đo học tập & phát triển (Learning & Development)

Việc quan tâm tới chất lượng nguồn nhân sự và công cụ hỗ trợ làm việc chính là một yếu tố quyết định đến nền tảng phát triển doanh nghiệp. Điều đặc biệt là không có con số chính xác và giới hạn cao nhất cho thước đo này, mà mọi tiêu chí đều có thể trau dồi tốt hơn song song với sự tiến bộ không ngừng của khoa học – công nghệ.

Hãy xem xét các công cụ, hành động và chính sách có liên quan tới năng lực, năng suất làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp bạn. Bạn sẽ nhận được câu trả lời thỏa đáng cho câu hỏi: Làm thế nào doanh nghiệp có thể cải thiện năng suất và tạo ra giá trị?

Nếu như thước đo học tập & phát triển trả về kết quả tốt, bạn đang có thế mạnh về đào tạo nhân viên và biết cách áp dụng các công cụ làm việc hiệu quả. Doanh nghiệp như vậy sẽ có lợi thế cạnh tranh trên thị trường, dễ thích ứng hơn với các thay đổi và thức thời hơn với các điều mới mẻ.

5. Mối quan hệ giữa các thước đo trong mô hình BSC

4 thước đo tình hình sức khoẻ của doanh nghiệp kể trên độc lập với nhau và doanh nghiệp có quyền lựa chọn thực hiện hoặc bỏ qua một vài trong số đó. Tuy nhiên, thực tế đã chứng minh rằng chúng đều quan trọng và có mối quan hệ ảnh hưởng lẫn nhau rất khăng khít.

Nếu bạn chú trọng đào tạo nhân viên và xây dựng được một nền văn hoá chia sẻ thông tin hiện đại (Thước đo học tập & phát triển), doanh nghiệp sẽ hoạt động trơn tru và năng suất hơn (Thước đo quá trình hoạt động nội bộ). Nhờ sự bền vững trong nền tảng nội bộ đó, doanh nghiệp sẽ có khả năng tạo ra giá trị và chăm sóc khách hàng tốt hơn (Tiêu chí khách hàng). Khi khách hàng cảm thấy hài lòng, chắc chắn họ sẽ ủng hộ sản phẩm / dịch vụ của bạn; nhờ vậy mà doanh nghiệp thu về doanh thu và lợi nhuận cao.

Bên cạnh đó, từng yếu tố mục tiêu trong một thước đo cũng có thể có mối quan hệ nhân – quả với nhau. Ví dụ: Trong thước đo tài chính, giảm chi phí và tăng doanh thu đều dẫn tới chung một mục đích là tối đa hoá lợi nhuận.

Áp dụng BSC để mang lại hiệu quả trong quản trị và quản lý

Trước tiên, hãy cố gắng kiểm soát các dữ liệu trong mô hình BSC

Nếu bạn cố gắng đo lường mọi thứ mà không phải từ góc độ chiến lược, bạn đang lãng phí thời gian và công sức. Hãy xác định rõ chiến lược và viết nó lên giấy. Đó chính là bước đầu giúp bạn dễ dàng tư duy về cách đặt những dữ liệu của doanh nghiệp vào mô hình BSC.

Bạn có thể tham khảo quy trình kiểm soát dữ liệu dưới đây: