BSC la gi

Quản trị Doanh nghiệp và Quản trị bản thân hiệu quả hơn bằng BSC

Nếu ai đó hỏi tôi điều gì là quan trọng nhất trong việc Quản trị và Quản lý, tôi sẽ không ngần ngại mà nói rằng đó chính là BSC.

BSC được xem là phương pháp “3 trong 1”: hệ thống đo lường, hệ thống quản lý chiến lược và công cụ trao đổi thông tin. Ngoài lợi ích mà nó đem lại, BSC còn được các doanh nghiệp tin tưởng bởi vai trò quan trọng của nó trong quản trị.

BSC giúp doanh nghiệp định hướng chiến lược tốt hơn

BSC giúp chuyển chiến lược của tổ chức thành những mục tiêu, phép đo và những chỉ tiêu cụ thể. BSC là cơ sở để giải thích rõ ràng chiến lược, các doanh nghiệp sẽ tạo ra một ngôn ngữ mới để thực hiện đo lường nhằm hướng dẫn tất cả mọi người đạt được những mục tiêu đã được công bố.

BSC giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực hợp lý

Khi xây dựng BSC, chúng ta đã tạo điều kiện để các quá trình này gắn kết với nhau. BSC không chỉ đưa ra các mục tiêu chung, chỉ số đo lường, từng chỉ tiêu cụ thể cho các khía cạnh mà còn phải xem xét một cách cẩn thận tính khả thi của các ý tưởng và kế hoạch hành động dựa trên nguồn lực. Nguồn nhân lực và tài chính cần thiết để đạt được mục tiêu phải thực sự tạo nền tảng cho việc xây dựng quá trình dự toán ngân sách hàng năm.

BSC giúp truyền đạt thông tin nội bộ

Để chiến lược có thể được thực hiện thành công thì bản thân chiến lược cần phải được hiểu rõ và được thực hiện tại mọi cấp của doanh nghiệp. BSC được đưa đến mọi bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp và tạo cho người lao động có cơ hội để liên hệ giữa công việc hàng ngày của họ với chiến lược của toàn doanh nghiệp. Hơn nữa, BSC còn cung cấp các luồng thông tin phản hồi ngược từ cấp cơ sở lên ban điều hành, tạo điều kiện cập nhật thông tin liên tục cho việc thực thi chiến lược…

Trong suốt thời gian qua, thứ tôi tập trung nhiều nhất chính là tìm cách áp dụng BSC này cho việc vận hành doanh nghiệp cũng như giúp từng cá nhân phát huy hiệu quả. BSC là thứ tôi quan tâm hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng… và luôn tìm cách để “bình dân hóa” một công cụ tuyệt vời mà như cách mọi người thường nghĩ nó chỉ dùng ở cấp độ quản trị doanh nghiệp. Thực tế quá trình áp dụng tôi thấy rằng nó không chỉ áp dụng được với các cấp lãnh đạo, quản lý mà hoàn toàn hiệu quả tới cấp độ nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp.

Dưới đây là những phần diễn giải khá chi tiết mà tôi có tổng hợp lại từ 2 nguồn cộng với một số hình ảnh minh họa tôi thiết kế thêm cho bài viết này.

BSC (Balanced scorecard – Thẻ điểm cân bằng) là một công cụ quản lý được sử dụng bởi rất nhiều doanh nghiệp bởi vì:

  • Được chứng minh là một trong những ý tưởng kinh doanh có ảnh hưởng nhất từng được trình bày trong Harvard Business Review
  • Được áp dụng bởi hơn hơn 50% các công ty lớn của Mỹ và hơn 60% công ty thuộc Fortune 500
  • Được đánh giá ở mức hiệu quả cực kỳ cao và rất cao bởi 65% trong số 1000 doanh nghiệp lớn nhất thế giới đã sử dụng BSC vào quản trị chiến lược

BSC có những lợi ích vượt trội trong quản trị và quản lý:

  • BSC giúp lập kế hoạch chiến lược tốt hơn
  • BSC giúp cải thiện truyền thông doanh nghiệp
  • BSC giúp liên kết chặt chẽ các dự án khác nhau trong doanh nghiệp
  • BSC giúp cải thiện hiệu suất báo cáo

BSC là gì?

BSC có nghĩa là “thẻ điểm cân bằng”. Đây là một mô hình quản trị chiến lược ở cấp độ cơ bản nhất, định hướng cho doanh nghiệp trong suốt quá trình thiết lập, triển khai, theo dõi và đo lường kết quả của chiến lược đặt ra.

Bên cạnh yếu tố tài chính, BSC tập trung quan tâm tới 3 thước đo phi tài chính khác có ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là: khách hàng, quá trình hoạt động nội bộ, học tập & phát triển.

Ý nghĩa “cân bằng” của mô hình thể hiện ở chỗ cân đối giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, tài chính và các yếu tố phi tài chính, các chỉ tiêu đầu vào và đầu ra của kết quả, các hoạt động hướng ra xã hội và các hoạt động được thực hiện vì nội bộ.

Cấu trúc mô hình BSC

Mô hình BSC bao gồm 4 yếu tố được coi là 4 thước đo của hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. Chúng được sắp xếp theo một trật tự nhất định và có ảnh hưởng lẫn nhau từ dưới lên trên theo kế hoạch đặt ra từ trước (và tôi bổ sung thêm nguyên lý Nhân Quả trong việc xây dựng BSC)

BSC la gi

1. Thước đo tài chính (Finance)

Thước đo tài chính bao gồm các yếu tố như chi phí cố định, chi phí khấu hao, lợi tức đầu tư, lợi nhuận thu về, tốc độ tăng trưởng doanh thu… Không phải yếu tố nào cũng dễ dàng đo được ngay sau khi thực hiện, nhưng chúng là sự xác nhận muộn cho hiệu quả của hoạt động đó.

Ngày trước, doanh nghiệp dùng một chỉ tiêu duy nhất để đánh giá hiệu quả hoạt động là số tiền kiếm được. Con số này lớn có nghĩa là doanh nghiệp đang rất ổn, còn tình hình tài chính ở mức khó khăn đồng nghĩa với nguy cơ sụp đổ doanh nghiệp.

Nhưng trong kỷ nguyên hiện đại hoá, tài chính không còn là thước đo duy nhất mà bạn cần quan tâm nữa. Chúng chỉ thể hiện được một mảnh ghép trong bức tranh tổng thể. Nghĩa là doanh nghiệp có thể thu về rất nhiều tiền nhưng vẫn tồn tại các rủi ro lớn dễ gây phá sản. Vì vậy, bạn cần quan tâm tới 3 thước đo còn lại của BSC để dễ dàng định hướng dài hạn.

2. Thước đo Mối quan hệ (Customer)

Sự hài lòng của khách hàng chính là một chỉ số thành công của doanh nghiệp, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu thu về của cả hiện tại và tương lai.

Thước đo này nhằm trả lời câu hỏi: Khách hàng đang thấy doanh nghiệp như thế nào? Từ đó, bạn sẽ dễ dàng đặt ra các mục tiêu và kế hoạch thực hiện tập trung vào sự hài lòng của khách hàng.

Để có được nhận định chính xác nhất về quan điểm đánh giá của khách hàng, bạn có thể dựa trên bộ khung là các câu hỏi sau:

Xem thêm  [Case Study] Áp dụng BSC để tạo ra sự đột phá về hiệu suất

– Đó có đúng là khách hàng mục tiêu của bạn?

– Họ có thích thú với sản phẩm / dịch vụ của bạn không? % phản hồi của họ sau khi sử dụng sản phẩm / dịch vụ là bao nhiêu?

– Trong đó có bao nhiêu % tích cực và tiêu cực?

– Họ so sánh như thế nào giữa bạn và đối thủ cạnh tranh?

3. Thước đo quá trình hoạt động nội bộ (Productivity)

Rõ ràng, không có doanh nghiệp nào có thể tự hào về thành tích đạt được nếu không có những hành động chứng minh điều đó. Nhận định xem doanh nghiệp đang hoạt động tốt ở mức nào giống như việc tự đánh giá và kiểm điểm, rút kinh nghiệm bản thân vậy.

Dấu hiệu của một doanh nghiệp hoạt động trơn tru được tập hợp lại từ nhiều chỉ số nhỏ lẻ như tốc độ tăng trưởng của quy mô, % người lao động gắn bó tăng, % thời gian xử lý công vụ được rút ngắn,…

Bạn cần rà soát lại các quy trình nội bộ của công ty để phân loại đâu là bộ phận đã làm tốt và đâu là điều chưa hợp lý. Sau đó, hãy đưa nhiệm vụ cải thiện các lỗ hổng của quá trình hoạt động nội bộ vào thành một mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

4. Thước đo học tập & phát triển (Learning & Development)

Việc quan tâm tới chất lượng nguồn nhân sự và công cụ hỗ trợ làm việc chính là một yếu tố quyết định đến nền tảng phát triển doanh nghiệp. Điều đặc biệt là không có con số chính xác và giới hạn cao nhất cho thước đo này, mà mọi tiêu chí đều có thể trau dồi tốt hơn song song với sự tiến bộ không ngừng của khoa học – công nghệ.

Hãy xem xét các công cụ, hành động và chính sách có liên quan tới năng lực, năng suất làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp bạn. Bạn sẽ nhận được câu trả lời thỏa đáng cho câu hỏi: Làm thế nào doanh nghiệp có thể cải thiện năng suất và tạo ra giá trị?

Nếu như thước đo học tập & phát triển trả về kết quả tốt, bạn đang có thế mạnh về đào tạo nhân viên và biết cách áp dụng các công cụ làm việc hiệu quả. Doanh nghiệp như vậy sẽ có lợi thế cạnh tranh trên thị trường, dễ thích ứng hơn với các thay đổi và thức thời hơn với các điều mới mẻ.

5. Mối quan hệ giữa các thước đo trong mô hình BSC

4 thước đo tình hình sức khoẻ của doanh nghiệp kể trên độc lập với nhau và doanh nghiệp có quyền lựa chọn thực hiện hoặc bỏ qua một vài trong số đó. Tuy nhiên, thực tế đã chứng minh rằng chúng đều quan trọng và có mối quan hệ ảnh hưởng lẫn nhau rất khăng khít.

Nếu bạn chú trọng đào tạo nhân viên và xây dựng được một nền văn hoá chia sẻ thông tin hiện đại (Thước đo học tập & phát triển), doanh nghiệp sẽ hoạt động trơn tru và năng suất hơn (Thước đo quá trình hoạt động nội bộ). Nhờ sự bền vững trong nền tảng nội bộ đó, doanh nghiệp sẽ có khả năng tạo ra giá trị và chăm sóc khách hàng tốt hơn (Tiêu chí khách hàng). Khi khách hàng cảm thấy hài lòng, chắc chắn họ sẽ ủng hộ sản phẩm / dịch vụ của bạn; nhờ vậy mà doanh nghiệp thu về doanh thu và lợi nhuận cao.

Bên cạnh đó, từng yếu tố mục tiêu trong một thước đo cũng có thể có mối quan hệ nhân – quả với nhau. Ví dụ: Trong thước đo tài chính, giảm chi phí và tăng doanh thu đều dẫn tới chung một mục đích là tối đa hoá lợi nhuận.

Áp dụng BSC để mang lại hiệu quả trong quản trị và quản lý

Trước tiên, hãy cố gắng kiểm soát các dữ liệu trong mô hình BSC

Nếu bạn cố gắng đo lường mọi thứ mà không phải từ góc độ chiến lược, bạn đang lãng phí thời gian và công sức. Hãy xác định rõ chiến lược và viết nó lên giấy. Đó chính là bước đầu giúp bạn dễ dàng tư duy về cách đặt những dữ liệu của doanh nghiệp vào mô hình BSC.

Bạn có thể tham khảo quy trình kiểm soát dữ liệu dưới đây:

+ Giới hạn số lượng các yếu tố mục tiêu trong mô hình BSC. Con số này nên dao động trong khoảng 10 -15 mục tiêu cho tổng toàn bộ 4 thước đo, bởi nếu nhiều hơn thì bạn có nguy cơ bị mất tập trung vào hệ thống chiến lược cốt lõi.

+ Chuẩn bị sẵn các câu hỏi về từng yếu tố mục tiêu trước mỗi cuộc họp. Hãy nhấn mạnh vào tình trạng của các con số có thể đo lường được.

+ Tổng hợp tài liệu của tất cả yếu tố mục tiêu cùng với các câu hỏi trên rồi gửi tới nhân viên 1-2 ngày trước khi diễn ra cuộc họp và yêu cầu họ nghiên cứu kỹ lưỡng.

+ Đưa ra quyết định trong các cuộc họp đánh giá chiến lược. Ghi lại các quyết định này và nghiêm túc nhắc nhở mọi người chịu trách nhiệm về nó.

Đo lường và đánh giá các yếu tố mục tiêu trong mô hình BSC

Và BSC cũng hiệu quả đối với từng cá nhân

Thoạt tiên, nghe có vẻ buồn cười và thậm chí hết sức buồn cười, nhưng các khái niệm về BSC có thể dễ dàng áp dụng trong lĩnh vực lập kế hoạch và phát triển cá nhân. Như đã nói ở trên, mỗi cá nhân có các mục tiêu khác nhau trong các lĩnh vực khác nhau của cuộc sống. Mọi người đều có công việc, gia đình, sở thích và bạn bè. Đương nhiên, mỗi cá nhân muốn thành công trong cuộc sống. Và những thành tựu và những tiến bộ có thể được phát triển theo các khía cạnh khác nhau của cuộc sống. Các khía cạnh được cải thiện như tài chính, quan hệ gia đình, bạn bè, phát triển bản thân góp phần cho sự thăng tiến nói chung của mỗi cá nhân.

Mỗi khía cạnh hay có thể gọi viễn cảnh cá nhân bao gồm các mục tiêu. Và tất cả các mục tiêu cũng phải được tích hợp vào hệ thống các giá trị cốt lõi và sứ mệnh của mỗi người trong cuộc sống. Thẻ điểm cân bằng giúp cá nhân thiết lập mục tiêu thực tế và phát triển một hệ thống các biện pháp đánh giá trong đó sẽ cho biết mức độ thành công hay sự thất bại trong việc thực hiện các mục tiêu này.

Xem thêm  Lịch sử các phương pháp Quản lý doanh nghiệp

Vì vậy, bốn khía cạnh trong thẻ cân bằng điểm cá nhân (Personal Balanced Scorecard) PBSC là gì?

Viễn cảnh Tài chính (Finance Perspective)

Người nghèo và người giàu đều phải quan tâm đến tài chính. Các chỉ số cần có  để biết mức độ nào một cá nhân đáp ứng nhu cầu tài chính của mình. Các KPI trong viễn cảnh này có thể bao gồm “số hóa đơn thanh toán kịp thời” hoặc “số lượng các tài sản mà một cá nhân có kế hoạch mua và đã hiện thực hóa.”

Các chỉ số khác có thể bao gồm như số tiền tiết kiệm, số dư tài khoản, số hóa đơn trễ, các khoản nợ, tăng trưởng doanh thu, tiền lương, tiền thưởng, dòng tiền mặt, tỷ lệ đầu tư, tiền chi cho tổ chức từ thiện, chi phí điện nước, tỷ lệ việc làm…

Viễn cảnh Bên ngoài (External Perspective)

Giống như bất kỳ doanh nghiệp hoặc công ty, một cá nhân phải sống trong cộng đồng và có quan hệ với người khác như các thành viên trong gia đình, đồng nghiệp, bạn bè… Quan trọng là phải biết tất cả những người này nhìn nhận bạn như thế nào. Nếu một người có thể xử lý hài hòa giữa môi trường bên trong và bên ngoài, anh ta có nhiều khả năng đạt được mục tiêu và đạt được thành công trong hầu hết các việc mình làm.

Các chỉ số đo lường sau đây có thể được sử dụng để đánh giá viễn cảnh bên ngoài của một cá nhân: mức độ hài lòng của khách hàng, thời gian danh cho con cái, thời gian cho gia đình, số tiền danh cho hoạt động từ thiện, độ tin cậy của các dịch vụ mà tôi cung cấp, tỉ lệ những lần được ca ngợi bởi phối ngẫu, số lần các cảnh báo từ cấp trên, tốc độ sẵn có của tôi, số lần các cuộc hội thoại thẳng thắn và dễ chịu với những người thân yêu, thời gian tham gia hoạt động cộng đồng, số lần giúp đỡ những người khác, số lần  đi chơi với gia đình, số lượng các cuộc cãi vã với vợ hay chồng, số người nghĩ rằng tôi là một lãnh đạo tốt, số lần được khen ngợi,  thời gian danh cho những người bạn tri kỷ, bao nhiêu lần con tôi xin lời khuyên của tôi… 

Viễn cảnh Nội tại (Internal Perspective)

Đây là về thể chất và trạng thái tinh thần của một cá nhân. Cần lưu ý rằng trạng thái tinh thần và thể chất ảnh hưởng lớn đến hiệu suất của mình trong công việc, cũng như có tác động lớn đến các quan hệ với những đồng nghiệp và gia đình. Tinh thần lành mạnh trong một cơ thể khỏe mạnh (mens sana in corpo sano). Trong khía cạnh này, ta nên đưa ra một câu trả lời làm thế nào để duy trì điều kiện tốt về thể chất và tinh thần. Nghĩa là ta thiết lập các KPI cho các khía cạnh này.

Các chỉ số đo lường (Performance Indicator) cá nhân trong Viễn cảnh Nội tại (Internal perspective) được sử dụng có thề là:mức độ nhiệt tình, cường độ làm việc, mức độ căng thẳng,  mức độ hài lòng công việc, mức độ tín nhiệm của cấp trên, thời gian dành cho tập thể dục, cân nặng cơ thể,  số lượng các buổi thể thao một tuần, số nhiệm vụ mới,  mức độ cholesterol trong máu,  mức độ tiêu thụ rượu trong tuần, tần suất sinh hoạt vợ chồng, thời gian dành cho công việc,… 

Viễn cảnh về Kiến thức và học tập (Learning Perspective)

Một cá nhân phải phát triển kiến thức và kỹ năng của mình bất kể  anh ta làm gì trong cuộc sống. Ví dụ, kỹ sư CNTT phải học ngôn ngữ lập trình mới, trong khi một nghệ sĩ cần có những  thử nghiệm nghệ thuật mới và các mục tiêu như vậy có thể được xây dựng thành các mục tiêu, các chỉ số đo lường KPI sau: “10 cuốn sách mới vào cuối năm”, các chỉ số sau đây trong viễn cảnh về kiến thức hay đào tạo này: số lĩnh vực tôi đang có thẩm quyền, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ học tập, số lượng các lớp học tham gia, số sách về quản lý đã đọc, số giờ dành cho các khóa học, số lượng bài báo xuất bản,  số lượng các ý tưởng sáng tạo,  thời gian dành cho việc đọc và thảo luận và nhiều các KPI khác mà chúng ta có thể xây dựng để phát triển bản thân,… 

The diem can bang ca nhan PBSC

Các chỉ số PI là một trong những căn cứ và đánh giá sự tiến bộ của cá nhân hướng tới thực hiện mục tiêu. Với sự giúp đỡ của các chỉ số thực hiện của cá nhân, có thể để đánh giá hành động của mình theo các quan điểm của cá nhân về thành công của mình. Chỉ số thực hiện cá nhân (PI) là một tiêu chuẩn với sự giúp đỡ của các chỉ số đo lường. Các chỉ số như vậy làm cho tầm nhìn của cá nhân và mục tiêu đo lường được. Nếu không có các chỉ số như vậy sẽ rất khó để thực hiện việc tự đào tạo, tu dưỡng, sử dụng thông tin phản hồi. Căn cứ vào các chỉ số cá nhân có thể phát triển một chương trình hành động cho bản thân.

Mau ke hoach ca nhan PBSC

Khi bạn đánh giá những thay đổi và so sánh kết quả thu được (PI) với các mục tiêu (target), các chỉ số  sẽ là những tín hiệu kịp thời về vấn đề lĩnh vực bạn cần quan tâm, điểm mạnh và cũng như điểm yếu của bạn. Bạn nên dùng  không quá hai chỉ số cho từng mục tiêu.

Khi phát triển PBSC, bạn cần trả lời câu hỏi: 1) làm thế nào tôi có thể đo lường kết quả thành tích của tôi, và 2) những chỉ số nào làm cho mục tiêu cá nhân của tôi có thể đo lường?

Rõ ràng là mô hình BSC cho các tổ chức hay doanh nghiệp và thẻ cân bằng điểm cá nhân PBSC có nhiều điểm tương đồng. Sự khác biệt là trong kinh doanh mô hình BSC lợi ích của cổ đông, chủ doanh nghiệp được chú trọng, trong khi đó thẻ cân bằng điểm cá nhân PBSC tập trung vào những mục tiêu cá nhân. Thông thường, các chuyên gia nhân sự sử dụng chúng để định hướng các mục tiêu của nhân viên với các mục tiêu của công ty. 

(Nguồn: Tổng hợp và biên tập lại từ trang Cẩm nang CEO và bài viết http://www.bscdesigner.com/personal-scorecard-how-bsc-help-achive-personal-goals.htm)