Trong quá trình tuyển dụng, biết cách phỏng vấn ứng viên tiềm năng là một kỹ năng cơ bản cần phải học. Quá trình phỏng vấn diễn ra sau khi bạn đã lựa chọn những ứng viên đủ điều kiện đã nộp hồ sơ vào hệ thống theo dõi ứng viên của bạn cho các vị trí tuyển dụng hoặc bạn đã tìm kiếm các ứng viên đáp ứng tiêu chuẩn của công việc mà bạn đang tìm kiếm.
Mục đích của cuộc phỏng vấn là xác định xem ứng viên được phỏng vấn có đáp ứng được các tiêu chí cụ thể mà người quản lý tuyển dụng đang tìm kiếm ở khía cạnh chuyên môn. Ngoài ra, ứng viên cũng phải có các kỹ năng mềm, giá trị phù hợp với tổ chức.
Từ các nghiên cứu chỉ ra sự khác biệt giữa nhà tuyển dụng bình thường và một chuyên gia là khả năng lựa chọn đúng ứng viên đã được phỏng vấn.
Thời gian trung bình cho một cuộc phỏng vấn là 45 phút. Điều này có vẻ như là một khoảng thời gian ngắn để thực sự hiểu rõ từng ứng viên và quyết định liệu họ có phù hợp với vị trí hay không. Nhưng nếu bạn là một người phỏng vấn giỏi và biết những câu hỏi cần hỏi và cách hỏi chúng thì chỉ cần 20 phút cũng đủ.
Cách phỏng vấn trong 8 bước
Chúng tôi đã chia hướng dẫn từng bước này thành hai phần: chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn và thực hiện phỏng vấn. Phần sau đây cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về toàn bộ quá trình phỏng vấn từ đầu đến cuối.
Phần 1: Chuẩn bị phỏng vấn
Bước 1: Xác định rõ mục đích khi tìm kiếm ứng viên
Hiểu những gì bạn đang tìm kiếm ở một ứng viên tiềm năng là một khía cạnh cần thiết, nhưng thường bị bỏ qua khi phỏng vấn ai đó cho một công việc. Các hệ thống theo dõi ứng viên tốt nhất chỉ liệt kê những ứng viên phù hợp nhất cho vị trí công việc. Tuy nhiên, là người phỏng vấn, bạn cần biết những yêu cầu mà người quản lý của bộ phận đang cần tuyển dụng đang tìm kiếm ở một ứng viên.
Đối với bước này, bạn nên thực hiện một buổi trao đổi sâu với người quản lý bộ phận đang cần tuyển dụng. Bạn cần đặt câu hỏi về công việc, bộ phận và hiểu loại ứng viên mà người quản lý tuyển dụng muốn tuyển dụng.
10 câu hỏi phổ biến để hỏi người quản lý bộ phận nhằm hiểu rõ nhu cầu tuyển dụng:
- Các kỹ năng quan trọng mà ứng viên cần cho công việc là gì? Tính cách, giá trị nào của ứng viên sẽ phù hợp nhất với bộ phận?
- Mức độ tối thiểu của số năm kinh nghiệm cần thiết cho công việc là gì?
- Ứng viên cần tốt nghiệp chuyên ngành gì?
- Mức lương của công việc là bao nhiêu?
- Tính chất của công việc/bộ phận hoặc công ty?
- Tại sao vị trí này đang cần tuyển?
- Có những ví dụ về các ứng viên trong quá khứ đã thành công trong vai trò này không?
- Công việc này cần thực hiện ở đâu, có thể được thực hiện từ xa không?
- Quá trình tuyển dụng là gì?
Bước 2: Hiểu về ứng viên của bạn
Thực hiện nghiên cứu của bạn về từng ứng viên trước khi cuộc phỏng vấn bắt đầu. Bạn cần biết càng nhiều càng tốt về họ trước để tiến hành một cuộc phỏng vấn hấp dẫn và hiệu quả.
Đọc lướt qua CV ngay trước khi bắt đầu hoặc trong cuộc phỏng vấn không cho bạn thời gian để suy nghĩ và đưa ra những câu hỏi hay. Bạn cần nghiên cứu chi tiết sơ yếu lý lịch, CV và tất cả các tài liệu liên quan khác của ứng viên.
Một số trang web tuyển dụng tốt nhất giúp bạn tìm được những ứng viên đủ điều kiện và xác minh khả năng của họ một cách dễ dàng. Hãy sử dụng tất cả thông tin này để ghi chú nhằm xác định những điểm thú vị để đặt câu hỏi. Nhưng đừng dựa vào những công cụ này để đảm bảo trình độ kỹ năng của ứng viên.
Bước 3: Quyết định cấu trúc và loại cuộc phỏng vấn
Sử dụng cấu trúc phỏng vấn nhất quán cho tất cả các ứng viên sẽ giúp bạn tạo sân chơi bình đẳng và thực hiện từng cuộc phỏng vấn một cách trôi chảy. Ngoài ra, từ góc độ tuân thủ, đảm bảo rằng tất cả các ứng viên đều được đối xử như nhau. Định dạng phỏng vấn điển hình trông giống như sau:
Giới thiệu: Chào hỏi và giới thiệu bản thân với ứng viên. Làm quen với họ.
Giải thích mục đích của cuộc phỏng vấn: Bạn có thể giải thích công việc và lý do tại sao ứng viên được lọt vào danh sách.
Câu hỏi phỏng vấn: Đây là phần chính của cuộc phỏng vấn nơi bạn hỏi ứng viên những câu hỏi mà bạn đã chuẩn bị.
Câu hỏi của ứng viên: Hỏi ứng viên nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào về vị trí công việc hoặc quy trình tuyển dụng
Cảm ơn ứng viên và kết thúc: Cảm ơn ứng viên đã dành thời gian cho họ và cho họ biết các bước tiếp theo cũng như thời điểm họ nhận được kết quả buổi phỏng vấn.
Ngoài cấu trúc, bạn cũng có thể muốn chọn loại phỏng vấn nào là tốt nhất cho vị trí bạn muốn ứng tuyển. Ngoài việc phỏng vấn 1-1 với ứng viện, bạn cũng có thể tổ chức phỏng vấn nhóm, phỏng vấn thuyết trình để có thể đánh giá nhiều ứng viên cùng một lúc.
Bước 4: Chuẩn bị bảng câu hỏi phỏng vấn
Là một trong những bước cuối cùng trước khi bạn thực sự bắt đầu cuộc phỏng vấn, hãy sử dụng nghiên cứu của bạn về ứng viên để tạo một bảng câu hỏi phỏng vấn. Làm điều này cho phép bạn đặt những câu hỏi phù hợp để tận dụng tối đa thời gian của bạn với ứng viên và tránh những khoảnh khắc khó xử trong cuộc phỏng vấn. Chúng ta sẽ thảo luận sâu hơn về các loại câu hỏi mà bạn có thể ở phần sau.
Khi bạn đã liệt kê các câu hỏi mà bạn muốn hỏi ứng viên, giờ bạn đã sẵn sàng để tiến hành cuộc phỏng vấn. Sử dụng ứng dụng lên lịch để giúp bạn sắp xếp và cho ứng viên biết ngày, giờ và địa điểm.
Phần 2: Tiến hành phỏng vấn
Với tất cả sự chuẩn bị đã hoàn thành, hãy sẵn sàng cho việc phỏng vấn.
Bước 5: Chọn một môi trường không bị phân tâm
Bạn đã sẵn sàng chào đón người được phỏng vấn đầu tiên cho một số câu hỏi và câu trả lời. Nhưng bạn không thể gọi cho họ nếu bạn không có không gian văn phòng hoặc phòng phỏng vấn riêng. Một môi trường yên tĩnh và không bị phân tâm là chìa khóa giúp ứng viên của bạn cảm thấy thoải mái, để cả hai bên có thể tập trung vào nhau.
Bạn có thể không phải lúc nào cũng có phòng trống để thực hiện các cuộc phỏng vấn. Trong trường hợp đó, bạn có thể thực hiện phỏng vấn từ xa. Tiến hành phỏng vấn qua online là một cách nhanh chóng và dễ dàng để đánh giá ứng viên mà không cần tốn thêm thời gian và công sức để thiết lập không gian phỏng vấn. Ngoài ra, các ứng viên phỏng vấn từ nhà hoặc nơi làm việc hiện tại sẽ dễ dàng trả lời câu hỏi của bạn một cách tự tin hơn.
Không thể phủ nhận thực tế rằng việc chuyển sang online không phù hợp với tương tác trực tiếp. Tuy nhiên, bạn có thể tối đa hóa hiệu quả giao tiếp bằng các ứng dụng họp online như Zoom.
Bước 6: Tạo sự thoải mái cho ứng viên
Bước này quan trọng đối với bạn cũng như đối với người được phỏng vấn. Bước vào một cuộc phỏng vấn có thể gây căng thẳng cho ứng viên nếu họ không chắc mình sẽ được hỏi gì hoặc sẽ được đánh giá như thế nào. Bạn có thể giúp giảm mức độ căng thẳng của họ và khiến cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ bằng cách giải thích mục đích của cuộc phỏng vấn.
Tránh nhảy ngay vào những câu hỏi khó, bắt đầu với cuộc nói chuyện nhỏ. Hỏi họ xem chuyến đi của họ đến đây thế nào. Bạn có thể nói với họ về bản thân, vai trò của bạn tại công ty và bạn sẽ tiếp tục cuộc phỏng vấn như thế nào.
Bước 7: Đặt câu hỏi phỏng vấn
Khi ứng viên đã cảm thấy thoải mái, bạn có thể bắt đầu hỏi họ những câu hỏi mà bạn đã chuẩn bị. Bạn nên cung cấp một số ngữ cảnh cho mỗi câu hỏi trước khi đặt câu hỏi. Điều này giúp cho quá trình suy nghĩ của ứng viên diễn ra suôn sẻ và có thể gợi ra những phản hồi tốt hơn.
Đừng chỉ đưa ra những câu hỏi như “Tại sao bạn nghĩ mình phù hợp với công việc?” Để bắt đầu, đây không phải là câu hỏi hay nhất để hỏi, và nếu bạn hỏi quá nhanh, bạn có thể sẽ khiến người được phỏng vấn lo lắng. Hãy tinh tế trong việc ghi chú lại các nội dung bạn thấy thú vị trong quá trình ứng viên trả lời.
Tập trung vào những gì ứng viên đang nói, khả năng giao tiếp của họ tốt như thế nào và liệu họ có đang cố lảng tránh câu hỏi hay không. Bạn sẽ có thể nhận ra năng lực của họ cho vị trí từ mức độ tự tin và nội dung trong câu trả lời của họ.
Bước 8: Kết thúc cuộc phỏng vấn
Khi bạn đã hỏi tất cả các câu hỏi của mình và có tất cả thông tin quan trọng cần thiết, bạn để cho ứng viên được hỏi nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào. Nếu bạn cảm thấy mình đã bỏ ngỏ điều gì đó, bây giờ là thời điểm tốt để giải quyết nó.
Đừng quên “bán” công việc hấp dẫn này cho ứng viên trước khi bạn kết thúc. Bạn muốn chắc chắn rằng ứng viên lý tưởng của bạn mong muốn được làm việc với bạn. Nói với họ về các đặc quyền và cơ hội mà vị trí đó mang lại sẽ khiến họ hứng thú.
Kết thúc cuộc họp bằng cách cảm ơn họ đã dành thời gian. Hãy cho họ biết họ sẽ nhận được thông báo kết quả sau buổi phỏng vấn như thế nào.
Những ứng viên đã tham gia phỏng vấn nên có ấn tượng tích cực về công ty của bạn và cảm thấy được khích lệ. Hãy chắc chắn rằng họ không để lại cảm giác mệt mỏi và khó xử. Điều này có thể ảnh hưởng xấu đến thương hiệu tuyển dụng của bạn.