Lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả hơn với công thức 6-2-5

Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra.

Khi bạn lập được kế hoạch thì tư duy quản lý của bạn sẽ có hệ thống hơn để có thể tiên liệu được các tình huống sắp xảy ra. Bạn sẽ phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững “mũi tiến công” vào mục tiêu cuối cùng mình muốn hướng đến. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của mình.

Phương pháp xác định công việc 6-2-5 được coi như xương sống để định hình được mục tiêu kế hoạch, cách xây dựng bản kế hoạch và quan trọng nhất là cần làm những gì để thực hiện bản kế hoạch đó.

Khi thực hiện phương pháp này, bạn có được:

  • Tư duy hệ thống để dự đoán các sự việc có thể xảy ra
  • Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn
  • Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức
  • Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với bộ phận khác.
  • Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài

Phương pháp 6-2-5

Đầu tiên là 6 câu hỏi quan trọng

1. Why – Xác định mục đích, yêu cầu công việc

Trước khi làm bất cứ công việc nào, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi:

Tại sao bạn phải làm công việc này?

Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận và cá nhân bạn?

Nếu không làm thì sao?

Để mục đích và mục tiêu có thể thực hiện được, bạn cần áp dụng nguyên tắc đặt mục tiêu SMART, PURE và CLEAR

2. What – Xác định nội dung công việc

Sau khi vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc; bạn đã có thể xác định được nội dung công việc bạn cần làm là gì. Cụ thể các bước thực hiện được phần công việc đó là như thế nào?

Xem thêm  Hiểu bản thân và giao tiếp tốt hơn với bài test tính cách

3. Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc

Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp, người quản lý lại có những câu trả lời khác nhau cho mỗi câu hỏi này.

Where: công việc được thực hiện ở đâu? Bộ phận nào kiểm tra? Giao hàng tại địa điểm nào?

When: Công việc được thực hiện khi nào, khi nào thì bàn giao, khi nào kết thúc…

Who: Ai chịu trách nhiệm chính cho công việc? Ai là người kiểm tra? Ai là người hỗ trợ?…

4. How – Xác định phương pháp thực hiện công việc

Ở bước này, người lập kế hoạch cần vạch rõ các thức thực hiện công việc, các loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn cho công việc, cách thức vận hành máy móc…

Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?

Tiêu chuẩn là gì?

Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

Tiếp theo là xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra

1. Control – Xác định phương pháp kiểm soát

Bất cứ công việc nào khi thực hiện cũng cần có bước kiểm soát, đo lường. Một số yếu tố có thể đề cập đến như:

Công việc đó có đặc tính gì?

Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?

Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.

2. Check – Xác định phương pháp kiểm tra

Đây là một bước khá quan trọng, bạn có thể thực hiện theo nguyên lý Pareto: chỉ kiểm ra 20% số lượng nhưng tìm ra 80% khối lượng sai sót.

Ngoài nguyên lý Pareto, bạn có thể tìm hiểu thêm phương pháp thực thi theo vòng tròn của Taiichi Ohno của người Nhật Bản vốn nổi tiếng về kỷ luật trong sản xuất.

Người quản lý cần xác định được những nội dung dưới đây để công đoạn kiểm tra đạt được hiệu quả như mong muốn:

Cần phải kiểm tra những bước công việc nào?

Tần suất kiểm tra là bao lâu?

Người thực hiện kiểm tra là ai?

Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

Cuối cùng là xác định nguồn lực

Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.

Xem thêm  20 phần mềm Mindmap (Sơ đồ tư duy) phổ biến nhất

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

Man (nguồn nhân lực): Người thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không…

Money (tài chính): Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?…

Material (nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng): Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…

Machine (máy móc/công nghệ): Áp dụng những tiểu chuẩn và công nghệ nào để thực hiện công việc?…

Method (phương pháp làm việc): Công việc được thực hiện bằng những cách nào?…

Áp dụng phương pháp 6-2-5

Với hướng dẫn về phương pháp 6-2-5 này, bạn hoàn toàn có thể áp dụng hiệu quả trong việc lập kế hoạch cho cá nhân cũng như kế hoạch cho tổ chức, đội nhóm.

Khi đã có bản kế hoạch, bạn có thể sắp xếp các công việc theo Bảng STARS triển khai công việc như bên dưới đây.

STARS ke hoach

Bảng STARS bao gồm các yếu tố:

Steps – các bước thực hiện công việc, bạn liệt kê các đầu mục công việc tại cột này.

Timing – thời hạn, bạn ghi thời gian bắt đầu & thời hạn cần kết thúc của đầu mục công việc.

Assignment – bạn ghi thông tin của người thực hiện công việc.

Responsibility – bạn ghi tên người chịu trách nhiệm, giám sát & kiểm tra tiến độ & kết quả công việc.

Success Criteria – bạn ghi rõ ràng tiêu chí thành công mà công việc cần hoàn thành, tiêu chí cần cụ thể và rõ ràng.

Vậy là với công thức 6-2-5 kết hợp với Bảng STARS triển khai công việc, bạn có thể tự tin lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả hơn.

Chúc bạn thành công với việc lập và triển khai kế hoạch cho tổ chức và bản thân.