Mô hình Thiết kế và Vận hành Doanh nghiệp

Dành cho CEO đang tìm kiếm mô hình tổng quan về việc thiết kế hệ thống quản trị và vận hành doanh nghiệp bài bản.

Có 8 mô hình chính trong sơ đồ thiết kế hệ thống này bao gồm:

1. Mô hình các yếu tố cốt lõi
2. Các mô hình phân tích, xây dựng chiến lược
3. Mô hình kinh doanh
4. Mô hình chuỗi giá trị
5. Mô hình bản đồ chiến lược
6. Mô hình tài chính
7. Mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức
8. Mô hình lãnh đạo
Và xin lưu ý với các anh chị là việc sử dụng các yếu tố trong mô hình đến mức độ nào còn phụ thuộc vào giai đoạn mà DN của anh chị đang trải qua và thường ít phù hợp với các DN đang ở giai đoạn Hạt giống (Seed-up) hoặc Khởi sự (Start-up) cần các mô hình và công cụ tinh gọn, linh hoạt hơn.
Chúng ta sẽ đi qua từng mô hình nhé.

1. Mô hình các yếu tố cốt lõi

Đó chính là các yếu tố Sứ mệnh; Tầm nhìn; Giá trị cốt lõi làm định hướng cho việc phát triển doanh nghiệp trong dài hạn.
Sứ Mệnh trả lời câu hỏi: Tại sao cần có doanh nghiệp của chúng ta?
– Lý do để doanh nghiệp tồn tại và phát triển cần có cho xã hội. Để đảm bảo sự nhất trí về mục đích bên trong.
– Cung cấp một cơ sở hoặc tiêu chuẩn để phân phối nguồn lực.
– Thiết lập một tiếng nói chung hoặc môi trường.
– Phục vụ như là một trọng tâm cho các nỗ lực của các thành viên để họ đồng tình với mục đích lẫn phương hướng.
– Tạo sự thuận lợi cho việc đưa các mục tiêu vào việc phân bổ các nhiệm vụ cho các hoạt động chủ yếu.
– Định rõ các mục đích và chuyển dịch các mục đích này thành các mục tiêu theo các cách thức mà chi phí, thời gian và các con số thực hiện có thể được đánh giá và quản lý.
Tầm nhìn trả lời câu hỏi: Chúng ta muốn trở thành như thế nào trong tương lai?
– Hình ảnh, tiêu chuẩn, hình tượng độc đáo và lý tưởng trong tương lai, là những điều doanh nghiệp muốn đạt tới hoặc trở thành.
– Thống nhất “tiếng nói” trong doanh nghiệp Định hướng chiến lược dài hạn và phương hướng quản lý.
– Hãy coi nó như là: Mục tiêu, hình ảnh mà bạn muốn trở thành, mục đích cuối cùng – tất cả những điều bạn muốn công việc của mình hướng tới.
Giá trị cốt lõi trả lời câu hỏi: Chúng ta tin vào điều gì và cách chúng ta ứng xử thế nào?
– Là các nguyên tắc, nguyên lý định nghĩa được cách ứng xử và hành vi mong đợi nơi tất cả các thành viên trong tổ chức.
– Cung cấp hướng dẫn đạo đức cho việc ra quyết định và ứng xử hàng ngày. Được gắn kết với tầm nhìn, sứ mệnh và văn hóa
– Nên được mô tả bằng những từ chỉ hành vi sống động
DN cần xác lập rõ các yếu tố này và xây dựng hoàn chỉnh các Tuyên bố Sứ mệnh và Tuyên bố Tầm nhìn, đồng thời liên tục thực hiện truyền thông tới toàn bộ đội ngũ bên trong và với khách hàng và thị trường bên ngoài.

2. Các mô hình phân tích, xây dựng chiến lược

Việc phân tích và lựa chọn chiến lược có thể được phân tách thành 3 giai đoạn. Mỗi giai đoạn có thể sử dụng các ma trận, công cụ khác nhau.
– Giai đoạn 1 – Thu thập thông tin: Doanh nghiệp cần thu thập các yếu tố bên trong, bên ngoài. Để lượng hóa tốt hơn sự tác động của các yếu tố bên ngoài cũng như mức độ mạnh yếu của các yếu tố bên trong, nhà hoạch định chiến lược có thể sử dụng ma trận EFE và ma trận IFE để xác định rõ các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ để từ đó lượng hóa sự tác động. Mặc dù vậy, việc lượng hóa vẫn dựa chủ yếu trên quan điểm cá nhân.
– Giai đoạn 2 – Phân tích, hình thành chiến lược: Nhà hoạch định chiến lược có thể kết hợp sử dụng nhiều công cụ, ma trận khác nhau nhằm xác định các nhóm chiến lược phù hợp nhất. Việc lựa chọn, hình thành chiến lược ở giai đoạn này được căn cứ chủ yếu vào kết quả của giai đoạn 1. Việc lượng hóa điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội nguy cơ ở giai đoạn 1 sẽ quyết định các nhóm chiến lược được lựa chọn ở giai đoạn này. Ở giai đoạn này có thể sử dụng các ma trận SWOT, ma trận BCG, ma trận McKinsey, Ma trận SPACE.
– Giai đoạn 3 – Lựa chọn chiến lược: Không phải tất cả chiến lược được hình thành đều được lựa chọn hoặc cùng lúc thực hiện bởi nguồn lực của doanh nghiệp có hạn. Nhà hoạch định chiến lược cần đưa ra thứ tự ưu tiên thực hiện chiến lược một cách phù hợp. Trong giai đoạn này, ma trận QSPM được sử dụng như một công cụ hữu hiệu và phổ biến.

3. Mô hình kinh doanh

Đây là công cụ phổ biến và đa phần chúng ta đều biết mô hình kinh doanh bao gồm 9 thành tố chính, dưới đây là các câu hỏi gợi ý trong việc xác định các thành tố của một mô hình kinh doanh:
– Phân Khúc: Sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đang hướng tới giải quyết nhu cầu, vấn đề hoặc trực tiếp mang lại lợi ích cho nhóm đối tượng cụ thể nào? Đối tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp là ai? Ai sẽ là khách hàng quan trọng nhất? Xác định chân dung khách hàng điển hình với các đặc điểm cụ thể như: khách hàng cá nhân hoặc doanh nghiệp/ tổ chức, giới tính, tuổi tác, công việc, thu nhập v.v
– Giải Pháp Giá Trị: Sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đang sẽ giải quyết nhu cầu, vấn đề gì của khách hàng mục tiêu? Đặc điểm về chất lượng, giá thành v.v. của sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp hướng tới cho khách hàng mục tiêu là gì? Doanh nghiệp dự kiến làm gì để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng mục tiêu? Sản phẩm, dịch vụ cốt lõi của doanh nghiệp là gì? Có sự khác biệt về sản phẩm, dịch vụ mong muốn cung cấp cho các phân khúc khách hàng khác nhau không?
– Đối Tác: Các đối tác chính của doanh nghiệp là những ai? Các nhà cung cấp của doanh nghiệp là những ai? Các nguồn tài nguyên nào cần sự cung ứng từ bên ngoài? Các hoạt động này có thể được thực hiện bởi các bên khác không?
– Kênh Phân Phối: DN tiếp cận với khách hàng thông qua kênh truyền thông nào? DN sẽ sử dụng những kênh bán nào để cung cấp sản phẩm, dịch vụ? Dự kiến hình thức nào sẽ giúp tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả nhất? Dự kiến hình thức nào sẽ tiết kiệm chi phí nhất? Làm thế nào để phù hợp với thói quen của khách hàng?
– Quan Hệ Khách Hàng: Doanh nghiệp cần phải làm gì để thu hút và giữ chân khách hàng? Phân tích hiệu quả – chi phí giữa các phương thức thiết lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng mục tiêu.
– Hoạt Động Chính: Các hoạt động nào giúp doanh nghiệp hoàn thành các cam kết về giá trị định vị? Các hoạt động nào cần thực hiện để doanh nghiệp vận hành hệ thống kênh, thiếtlập và duy trì quan hệ với khách hàng, từ đó đem lại nguồn thu?
– Nguồn Lực Chủ Chốt: Doanh nghiệp cần các tài nguyên gì để thực hiện các cam kết về giá trị định vị? Các tài nguyên nào cần thiết để doanh nghiệp vận hành hệ thống kênh, thiết lập và duy trì quan hệ với khách hàng, từ đó đem lại nguồn thu cho doanh nghiệp?
– Doanh Thu: Khách hàng sẽ sẵn sàng chi tiền cho các giá trị, sản phẩm, dịch vụ nào của doanh nghiệp? Khách hàng sẽ chi trả cho doanh nghiệp dưới hình thức như thế nào? Xác định các nguồn doanh thu khác mà doanh nghiệp kỳ vọng được hưởng
– Chi Phí: Khoản chi phí chính của doanh nghiệp là gì? Các nguồn lực/ hoạt động nào dự kiến chiếm phần lớn nguồn lực tài chính của doanh nghiệp?

4. Mô hình chuỗi giá trị

Mo hinh chuoi gia tri Porter
Đây là mô hình của Michael Porter đưa ra vào năm 1985. Theo ý kiến của Poter, có hai bước chính trong việc phân tích chuỗi giá trị, bao gồm:
– Xác định từng hoạt động riêng lẻ trong tổ chức;
– Phân tích giá trị tăng thêm trong mỗi hoạt động và liên hệ nó với sức mạnh cạnh tranh của doanh nghiệp.
Cụ thể các hoạt động chính bao gồm:
– Vận chuyển đầu vào (Inbound Logistics) gồm các công việc như tiếp nhận, dự trữ, phân phối và sử dụng nguyên vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất tạo sản phẩm của doanh nghiệp.
– Chế tạo (Operations) là bước chuyển hóa nguyên liệu thô ban đầu thành các sản phẩm cuối cùng.
– Vận chuyển đầu ra (Outbound Logistics) là sau khi hoàn thành sản phẩm, các sản phẩm đó sẽ được phân phối cung ứng sản phẩm cuối cùng tới thị trường và tay người dùng.
– Tiếp thị và bán hàng (Marketing and Sales) sử dụng các hình thức quảng cá hoặc các kênh truyền thông để thu hút khách hàng mua sản phẩm.
Dịch vụ (Service) là các hoạt động nhằm mục đích duy trì và nâng cao hơn hiệu quả của sản phẩm sau khi được tung ra thị trường, cụ thể các dịch vụ đi kèm khi mua sản phẩm có thể nói ngay đến dịch vụ bảo dưỡng, bảo trì sản phẩm, cài đặt, lắp ráp, ưu đãi bảo hành, đổi trả, tư vấn sau sản phẩm…
Các hoạt động phụ trong mô hình này gồm:
– Hoạt động mua hàng (Procurement) hay chính xác hơn là mua nguyên vật liệu, liên quan đến nguồn cung nguyên liệu, giá thành nguyên liệu, vận chuyển, chất lượng nguyên liệu, bên thứ ba cung cấp…
– Công nghệ phát triển sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm (Technology development). Không chỉ trong quá trình sản xuất thành phẩm cho các sản phẩm, công nghệ còn có thể được ứng dụng trong hầu như các giai đoạn khác như nghiên cứu, thu thập thông tin về khách hàng, về tiềm năng sản phẩm phát triển trên thị trường, nhu cầu thị trường; hoặc trong quá trình thiết kế, xây dựng bao bì sản phẩm; trong quá trình tiếp thị và bán sản phẩm ra thị trường; trong quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng,…
– Quản lý nguồn nhân lực (Human resource management) hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp như tuyển dụng, các chế độ đãi ngộ nhân viên, hợp đồng làm việc, chế độ lương bổng, hoa hồng,… cũng như các chính sách dừng hợp đồng nếu nhân sự đó không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp và công việc.
– Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp (Firm infrastructure) sẽ liên quan đến kế hoạch tổ chức doanh nghiệp, tài chính, cơ sở tài sản của doanh nghiệp cũng như các cơ chế quản lý phù hợp.
Từ mô hình chuỗi giá trị, DN có thể lựa chọn ưu thế cạnh tranh theo 2 hướng:
– Lợi ích về chi phí: sau khi doanh nghiệp xác định được các hoạt động chính và hoạt động hỗ trợ thì nên xác định cả chi phí cho từng hoạt động đó. Đối với các hoạt động cần nhiều nguồn lực chi phí bao gồn giờ làm việc, mức lương, hiệu suất công việc… Các doanh nghiệp nên xác định mối liên hệ giữa các hoạt động, nếu chi phí giảm trong một lĩnh vực, chúng có thể được giảm ở các khoản khác. Các doanh nghiệp sau đó có thể xác định các cơ hội để giảm chi phí.
– Lợi ích về sự khác biệt: doanh nghiệp cần xác định các hoạt động tạo ra giá trị cao nhất cho khách hàng là ưu tiên hàng đầu bao gồm các chiến lược marketing liên quan, tìm hiểu biết về sản phẩm và hệ thống, trả lời điện thoại nhanh và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng. Bước tiếp theo là đánh giá các chiến lược này để cải thiện giá trị. Tập trung vào dịch vụ khách hàng, tùy chọn để tùy chỉnh sản phẩm hoặc dịch vụ ngày càng tăng, cung cấp ưu đãi, và thêm các tính năng sản phẩm là một số trong những cách để cải thiện giá trị. Cuối cùng, các doanh nghiệp nên xác định sự khác biệt có thể được duy trì và tăng thêm nhiều giá trị nhất.

5. Mô hình bản đồ chiến lược

Bản đồ Chiến lược là việc thể hiện những mục tiêu chiến lược của công ty lên sơ đồ một cách có hệ thống, để chúng ta có thể hiểu được, biết được mối liên hệ giữa các thành tố và nắm rõ điều gì quan trọng nhất.
Bốn Khía cạnh hay còn gọi là bốn góc nhìn sẽ được bố trí thành bốn tầng:
a) Tài chính: Mục tiêu gia tăng giá trị cho công ty hoặc các cổ đông bằng hai chiến lược cơ bản:
– Chiến lược năng suất: Mang tính ngắn hạn gồm cải thiện cơ cấu chi phí bằng cách giảm chi phí tiền mặt, hạn chế hao hụt và tăng số lượng thành phẩm. Một cách nữa là tăng độ hiệu dụng của tài sản, cùng tài sản và chi phí đó nhưng nâng cao được năng suất.
– Chiến lược tăng trưởng: Là chiến lược mang tính dài hạn hơn, nhằm mở rộng cơ cấu doanh thu và tăng cường giá trị khách hàng.
b) Khách hàng: Công ty sẽ đạt được các mục tiêu như: Khách hàng hài lòng, trung thành với sản phẩm, tăng thêm số lượng khách mua, tăng khả năng sinh lợi trên mỗi khách hàng, tăng thị phần, tăng tỷ lệ sử dụng sản phẩm.
– Tổng giá thành tốt nhất: Khách hàng hài lòng nhờ giá cả tốt và chất lượng vẫn đảm bảo. Đây chỉ là chiến lược ngắn hạn và không có lợi cho công ty về lâu dài.
– Dẫn đầu về sản phẩm: Khiến khách hàng hài lòng và không thể tìm giải pháp ở đối thủ nào khác.
– Giải pháp toàn diện: Không chỉ cung cấp một sản phẩm/dịch vụ riêng lẻ mà có thể cung cấp dịch vụ trọn gói nhằm giải quyết nhu cầu khách hàng một cách rốt ráo nhất.
– Khóa chặt vào hệ thống: Chiến lược thường được áp dụng với những công ty lớn và có sản phẩm có tầm ảnh hưởng.
c) Quy trình: Thông qua các quy trình, công ty vận hành hướng đến các mục tiêu nâng cao năng suất, đem giá trị cho khách hàng và gia tăng doanh thu
– Quản lý vận hành: Là quy trình trực tiếp tạo ra và cung ứng các sản phẩm/dịch vụ.
– Quản lý khách hàng: Giúp làm tăng các giá trị khách hàng và phù hợp với các chiến lược khách hàng vừa nêu ở trên.
– Đổi mới: Tạo ra những sản phẩm/dịch vụ mới, phù hợp với chiến lược phát triển và có tính dài hạn.
– Trách nhiệm xã hội: Đây là những quy trình rất quan trọng trong thời đại ngày nay khi thể hiện trách nhiệm xã hội của công ty, đảm bảo an toàn và sức khỏe cho xã hội, đem giá trị đến cộng đồng.
d) Học tập và phát triển: Năng lực của tổ chức, là nguồn tài sản vô hình quan trọng
– Nhân lực: thể hiện qua kỹ năng, kiến thức và thái độ của những thành viên của công ty. Đây chính là những con người trực tiếp vận hành các quy trình nội bộ theo các chiến lược đề ra.
– Nguồn lực thông tin: là những thông tin và hệ thống tổ chức những thông tin đó phục vụ cho vận hành doanh nghiệp.
– Giá trị của tổ chức: gồm lãnh đạo, văn hóa doanh nghiệp, sự hợp tác và gắn kết của nhân viên. Nguồn lực này thể hiện sự khả năng và sự sẵn sàng của tổ chức để thực hiện chiến lược

6. Mô hình tài chính

Mô hình tài chính là bảng tổng hợp kết quả hoạt động của doanh nghiệp cùng với các yếu tố đầu vào và giả định cụ thể, nhằm giúp doanh nghiệp dự đoán kết quả hoạt động tài chính trong tương lai.
Mô hình 3 báo cáo là mô hình cơ bản dựa trên việc xây dựng các khối, các khối cụ thể là 3 báo cáo tài chính (báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo dòng tiền).
Một mô hình tài chính sẽ đưa ra các biểu diễn toán học dựa trên các biến đầu vào của mô hình. Các biến đầu vào là các yếu tố đầu vào hay các giả định về: dòng tiền, kế hoạch đầu tư, kế hoạch vay vốn và trả nợ, kế hoạch khấu hao, mức độ hàng tồn kho, tỉ lệ lạm phát, lãi suất cho vay, tỉ giá…
Các biến đầu vào này được sử dụng trong mô hình để tính toán ra các kết quả đầu ra, đồng thời để đánh giá mức độ tác động của chính nó lên các kết quả này.
Điều này cho phép công ty thực hiện việc định lượng hay mô hình hóa về các quyết định của mình trong các chính sách và quyết định sắp được đưa ra; dự báo các nghĩa vụ và quyền lợi tài chính mà nó sẽ thực hiện; và đánh giá được các yêu cầu được đặt ra bởi các nhà đầu tư hoặc người cho vay của doanh nghiệp.

7. Mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là 1 thuật ngữ bao gồm: Sơ đồ tổ chức; Mô tả công việc; Quy trình công việc; Ma trận phân quyền
Có 8 bước để xây dựng cơ cấu tổ chức hiệu quả:
– B1: Xác định chiến lược cho tổ chức (Chiến lược cty => Chiến lược đơn vị KD => Chiến lược chức năng nhân sự => Chiến lược vận hành)
– B2: Xác định tên phòng ban từ phân tích chuỗi giá trị và ma trận chức năng
– B3: Lựa chọn sơ đồ tổ chức, đánh giá và xem xét các yếu tố: Quy mô công ty; Công nghệ; Quan điểm quản trị; Năng lực đội ngũ; Giai đoạn thành lập;
– B4: Xác định chức năng cho các bộ phận
– B5: Thành lập ra ma trận phối hợp và ma trận phân quyền => xác định định hướng sơ đồ tổ chức từng bộ phận.
– B6: Phân bổ các đầu việc xuống các vị trí để xác định chính xác các đầu việc cần phải làm của từng vị trí
– B7: Hoàn thiện mô tả công việc cho từng vị trí
– B8: Hoàn thiện quy trình cụ thể

8. Mô hình lãnh đạo

POLC chỉ ra 4 chức năng cốt lõi của quản trị. Nó là viết tắt của 4 từ:
Planning: Lập kế hoạch
Organizing: Tổ chức
Leading: Lãnh đạo
Controlling: Kiểm soát
Planning – Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và đóng vai trò não bộ, quyết định toàn bộ quá trình về sau của mô hình lãnh đạo POLC. Nó bao gồm việc thiết lập các mục tiêu và xác định quá trình hành động để đạt được các mục tiêu đó.
Organizing là chức năng liên quan đến việc phát triển một cấu trúc tổ chức và phân bổ nguồn nhân lực để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu. Cấu trúc tổ chức thường được thể hiện bằng một sơ đồ. Có nhiều cách khác nhau để sắp xếp sơ đồ tổ chức sắp, theo bộ phận, phòng ban chức năng, theo sản phẩm, dự án, theo khu vực địa lý hoặc khách hàng.
Leading – Vai trò này bao gồm việc chỉ đạo, tạo ảnh hưởng và thúc đẩy nhân viên. Các nhà lãnh đạo giỏi không chỉ dẫn dắt, tạo động lực tích cực, mà còn có khả năng truyền cảm hứng cho các cá nhân xung quanh, kể cả trong công việc hay đời sống.
Controlling – Kiểm soát, được định nghĩa là quá trình đảm bảo rằng hiệu suất không đi chệch so với tiêu chuẩn.
Về quá trình thực hiện, hoạt động kiểm soát bao gồm ba bước chính:
(1) Thiết lập các tiêu chuẩn hoạt động
(2) So sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn
(3) Thực hiện hành động khắc phục nếu cần thiết

Tổng kết:

Xem thêm  Hiệu ứng "Ta đây" - Dunning & Kruger

Trên đây là danh sách các công cụ mà Hiếu đã tổng hợp và chia sẻ, tuy nhiên công cụ chỉ là công cụ, điều quan trọng để sử dụng thành công cần có tư duy và kỹ năng phù hợp của người sử dụng để công cụ đạt hiệu quả cao nhất.

Share