WFA viết tắt từ Work From Anywhere, tức làm việc ở bất cứ đâu. WFA đã linh hoạt hơn và đang trở thành xu hướng làm việc phổ biến trong nhiều ngành nghề, và cũng sẽ là mô hình vận hành doanh nghiệp (DN) trong tương lai.
Đến nay thế giới đã có 4 mô hình Làm việc ở bất kì đâu (WFA). Nên tùy thuộc vào ngành nghề, điều kiện của từng doanh nghiệp có thể áp dụng linh hoạt các mô hình này gồm: WFH – Làm việc tại nhà; Satellite Office – Văn phòng vệ tinh thuộc công ty; Neighborhood – Văn phòng chia sẻ; Mobile Worker – Làm việc di động.
WFA là giải pháp làm việc tối ưu trong bối cảnh mới
Sự bùng phát trở lại của dịch Covid-19 buộc nhiều doanh nghiệp phải thay đổi hình thức hoạt động, cũng như chiến lược phát triển. Tại Việt Nam, có đến hơn 50% số doanh nghiệp đang nằm trong khu vực phong tỏa, cách ly xã hội; các doanh nghiệp hầu hết đang vận hành dưới áp lực chuyển đổi bộ máy để phù hợp hơn với diễn biến khó lường của đại dịch.
Trước đây, các doanh nghiệp đều tập trung vào hiệu quả công việc, nhưng nay phải làm sao để kinh doanh được ổn định, không gián đoạn mới là mục tiêu hàng đầu. “Làm việc ở bất cứ nơi đâu (WFA)” sẽ là mô hình vận hành phù hợp và hiệu quả nhất trong điều kiện dịch bệnh hiện nay. Ở bất cứ ngành nghề, lĩnh vực nào, từ bất động sản, sản xuất cho đến kinh doanh vận chuyển… đều có thể vận hành hiệu quả trên nền tảng công nghệ. Mục tiêu là tìm được mô hình phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Theo khảo sát nhanh được thực hiện bởi Tập đoàn FPT cho biết: Có đến 91% doanh nghiệp nhận định WFA là tương lai văn phòng ở Việt Nam. Hoạt động với mô hình này, doanh nghiệp có thể quản lý được 60% hiệu suất công việc, 35% các tiến độ dự án, công trình và 10% truyền thông thông tin nội bộ.
Theo khảo sát khác trên 358 doanh nghiệp Việt Nam cho thấy, khoảng 38% công ty bắt đầu sử dụng mô hình nửa văn phòng, nửa làm việc từ xa; 27% giảm số lượng nhân viên làm việc trong văn phòng. Và chỉ có 8% chưa công nhận làm việc từ xa có hiệu quả.
Phải có mô hình quản trị nhân sự phù hợp
Trước khi áp dụng WFA, doanh nghiệp cần xây dựng một mô hình quản trị nhân sự phù hợp. Quản trị nhân sự phải tập trung vào việc đào tạo các kỹ năng để người lao động thích nghi với hoàn cảnh mới như khả năng làm việc độc lập, sử dụng thành thạo các phần mềm trên máy tính. Hiện không có mô hình quản trị chung cho tất cả các doanh nghiệp, bởi mỗi công ty lại có riêng một văn hóa làm việc, nguồn tài chính, kinh tế khác nhau nên mô hình quản trị cũng khác nhau.
Trước khi cho người lao động làm việc từ xa, phải tạo môi trường, văn hóa doanh nghiệp… phù hợp để mọi người sẵn lòng làm việc theo phương thức này. Công ty cần cung cấp các giải pháp làm việc, thiết lập những hệ thống trao đổi công việc, giải pháp tiếp cận nguồn dữ liệu của doanh nghiệp, cách thức quản lý và kiểm soát tiến độ. Điều quan trọng là làm sao để nhân viên dù làm việc ở bất cứ đâu vẫn bảo đảm tối ưu hiệu suất công việc. Khi làm việc ở bất cứ đâu, vai trò truyền cảm hứng, động viên của người lãnh đạo là rất quan trọng.
Công nghệ thích ứng đi kèm
Các chuyên gia cho rằng, sự đầu tư về công nghệ, khả năng quản lý và một văn hoá doanh nghiệp vững mạnh là những vấn đề quan trọng, giúp nhân viên hoàn thành tốt công việc của họ từ xa. Một doanh nghiệp áp dụng hình thức làm việc linh hoạt sẽ đóng vai trò như một trung tâm điều phối, mà không cần nhiều nhân viên ngồi tại văn phòng.
Thách thức lớn nhất về công nghệ trong quá trình làm việc từ xa nhiều người thường gặp phải là hệ thống mạng không ổn định, hạn chế băng thông, khó khăn trong việc truy xuất nguồn dữ liệu nội bộ của công ty và phải sử dụng trang thiết bị cá nhân để phục vụ công việc. Hơn nữa, việc thiếu các kết nối, giao tiếp trực tiếp với đồng nghiệp ở văn phòng hay sự cân bằng giữa công việc và sinh hoạt cũng là những vấn đề mà người lao động quan tâm.
Mô hình áp dụng WFA hiệu quả của FTI
Trong giai đoạn dịch bệnh bùng phát, từ 2020 – 2021, Công ty TNHH MTV Viễn thông Quốc tế FPT (FTI, thuộc FPT Telecom) đã gặp rất nhiều khó khăn, nhưng nhờ thích ứng nhanh, chuyển đổi số và thay đổi cơ cấu hoạt động kinh doanh đã đem về kết quả tốt.
Theo ông Phạm Duy Phúc – Tổng Giám đốc FTI: “Khi dịch bệnh ập đến, chúng tôi hoàn toàn bị động, đặc biệt là việc giữ chân khách hàng trong các ngành nghề: giáo dục, du lịch – vốn bị ảnh hưởng nặng nề. Đó thực sự là nỗi đau, nhưng với quyết tâm số hóa toàn bộ quy trình hoạt động, năm 2020 FTI đã tái cấu trúc tổ chức phù hợp với tình hình mới”,
Cụ thể, ngay từ khi đợt dịch đầu tiên bùng phát, ngoài việc điều chỉnh kế hoạch kinh doanh, FTI đề ra mục tiêu đầu tiên là đảm bảo an toàn cho nhân viên, để làm sao khi bất kì nhân sự nào có vấn đề sẽ được hỗ trợ ngay.
FTI nhanh chóng thành lập ban chỉ đạo khi nhân sự bị nhiễm Covid-19 phải đi cách ly sẽ có người hỗ trợ, tạo ra quy trình khi gặp vấn đề cần liên lạc ai, hỗ trợ như thế nào. Hỗ trợ cả về tinh thần và vật chất. Đặc biệt là đảm bảo yếu tố tinh thần cho nhân sự, với việc giữ được mối liên hệ với nhân sự là quan trọng nhất.
“Khi dịch bệnh ập đến, Việt Nam nói về 5K khử khuẩn, thì chúng tôi cũng có 5K của chúng tôi”, lãnh đạo FTI cho hay. Theo đó, 5K được ông Phạm Duy Phúc đề cập gồm:
Kiểm soát tài chính: Dòng tiền là mạch máu của doanh nghiệp, quản lý dòng tiền là vô cùng quan trọng. Đồng thời FTI đánh giá lại khách hàng, nhà cung cấp.
Kế hoạch số hóa: Tại thời điểm này, FTI có thể hoạt động, vận hành bình thường là nhờ số hóa các quy trình, sử dụng hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, chữ ký số, gần như các hoạt động không bị gián đoạn.
Kế hoạch kinh doanh: FTI thay đổi mô hình kinh doanh, chuyển dịch cung cấp dịch vụ cho các hộ kinh doanh cá thể. Bên cạnh đó, công ty cũng đào tạo sâu về marketing online cho toàn bộ nhân viên kinh doanh.
Kế hoạch làm mới hình ảnh công ty: Liên tục làm mới hình ảnh FTI trong mắt khách hàng, đưa ra các sản phẩm mới mang tính sáng tạo cho khách hàng
Kế hoạch sản phẩm: Tăng cường đào tạo sản phẩm, dịch vụ, trao đổi các ý tưởng kinh doanh vận hành mới.