Mo hinh GRPI

Nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng ban bằng mô hình GRPI

Đội nhóm, phòng ban xung đột và thiếu hiệu quả thường có 4 nguyên nhân:

  • Mục tiêu không rõ ràng,
  • Vai trò bị hiểu lầm,
  • Không xác định kế hoạch hoạt động,
  • Các mối quan hệ rất tồi tệ.

Dành thời gian để Nhìn nhận lại và Giải quyết vướng mắc, bạn có thể giúp đội nhóm, phòng ban:

  • Có được một khởi đầu mới mạnh mẽ,
  • Nhanh chóng giải quyết vấn đề,
  • Và hoạt động hiệu quả hơn.

2. Mô hình GRPI

Richard Beckhard giới thiệu Mô hình GRPI vào đầu những năm 1970. GRPI viết tắt cho:

  • Goals – Mục tiêu.
  • Roles – Vai trò.
  • Processes – Quy trình.
  • Interactions / Interpersonal Relationship – Mối quan hệ giữa các thành viên.

Các chữ cái của GRPI được sắp xếp theo thứ tự tầm quan trọng của chúng trong quá trình điều hành đội nhóm.

  • Khi nhân viên không rõ về mục tiêu của họ, họ sẽ bị nhầm lẫn về vai trò mà họ hoạt động trong phòng ban, đội nhóm.
  • Họ không thể làm theo quy trình một cách hiệu quả để hoàn thành nhiệm vụ của mình,
  • Gây ra tác động tiêu cực trong các mối quan hệ của họ, bởi vì họ không thể làm việc với những người khác một cách hiệu quả.

3. Các áp dụng mô hình GRPI nâng cao hiệu quả hoạt động phòng ban

Bước 1: Xác định mục tiêu

Xác định những mục đích của đội, và tạo ra một bản sắc chung cho các thành viên. Nhân viên cần hiểu và cam kết với mục tiêu mà đội đã đặt ra.

Kiểm tra xem:

  • Mục tiêu rõ ràng hay chưa?
  • Bao gồm kết quả cuối cùng mà bạn đang cố gắng để đạt được hay chưa?
  • Chắc chắn rằng các mục tiêu: cụ thể, có thể đo lường được, khả thi, phù hợp với giới hạn thời gian.
Xem thêm  Vai trò quyết định của lãnh đạo trong xây dựng Văn hóa doanh nghiệp: Chiến lược và thực tiễn

Sau đó, cần:

  • Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) giúp bạn đo lường sự tiến bộ như thế nào một tổ chức được các mục tiêu đã đề ra.
  • Đảm bảo rằng nhân viên nắm chắc về các chỉ số này và  biết tại sao chúng lại quan trọng.

Bước 2: Chỉ rõ vai trò

Bước tiếp theo của bạn là để làm rõ vai trò của từng người: Vai trò rõ ràng khi nhân viên hiểu ai là người chịu trách nhiệm cho mỗi công việc, mức độ mà họ quản lý là, và những người có tiếng nói cuối cùng về quyết định.

Điều này loại trừ bất kỳ khả năng nhầm lẫn và giúp tránh các cuộc đấu tranh quyền lực.

Sử dụng kỹ thuật phân chia công việc:

  • Để vạch ra tất cả các nhiệm vụ của đôi.
  • Giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên. Hãy chắc chắn rằng nhân viên biết những gì họ đảm trách.

Lưu ý là bạn khai thác thế mạnh của nhân viên và tránh yêu cầu họ làm những việc họ không có khả năng.

Bước 3: Quy trình nghiệp vụ

Quy trình đóng góp một phần quan trọng trong quá trình:

  • Đội nhóm làm việc cùng nhau,
  • Chia sẻ thông tin
  • Và đưa ra quyết định.

Trả lời các câu hỏi:

  • Làm thế nào đội thực hiện các nhiệm vụ chính
  • Trao đổi trong đội bằng cách nào
  • Tiến độ có đảm bảo hay không?
  • Khi có vấn đề thì giải quyết theo cách nào
Xem thêm  Quản trị Doanh nghiệp và Quản trị bản thân hiệu quả hơn bằng BSC

Vẽ sơ đồ thể hiện dòng thông tin và các bước luân chuyển.

Phân tích các bước trong quá trình: nếu bất kỳ bước nào không hiệu quả, không phù hợp, hãy sắp xếp lại và cải thiện chúng.

Bước 4: Tăng cường tương tác / Xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân trong đội

Hãy xem xét các mối quan hệ trong đội của bạn:

  • Những thành viên tin tưởng lẫn nhau?
  • Có xung đột mâu thuẫn?
  • Tác động của xung đột là nâng cao hiệu quả, hay gây ảnh hưởng tiêu cực?

Để tăng cường các mối quan hệ, hãy xây dựng lòng tin:

  • Tạo điều kiện cho nhân viên trao đổi, thư giãn, giao lưu
  • Tổ chức các hoạt động ngoại khóa đồng đội giúp mọi người có cơ hội hiểu biết lẫn nhau.

Nhà quản lý làm gương trong các hoạt động: Giữ lời hứa, công khai trao đổi, giữ gìn sự chính trực, công bằng, chấp nhận trách nhiệm cho những sai lầm của mình.

Những lưu ý quan trọng khi áp dụng mô hình GRPI

Hãy chắc chắn rằng mục tiêu của đội rõ ràng.

Làm rõ vai trò và trách nhiệm của tất cả mọi người,

Vạch ra quá trình mà toàn đội sử dụng để giao tiếp và ra quyết định.

Tăng cường các mối quan hệ bằng cách xây dựng niềm tin và nhà lãnh đạo trở thành tấm gương sáng trong các hoạt động và hành vi cá nhân.

Share