Onboarding là quá trình định hướng, đào tạo giúp nhân viên mới làm quen và thích nghi với công việc và văn hóa của công ty. Onboarding đóng vai trò rất quan trọng, nó quyết định đến hiệu quả làm việc của nhân viên và giữ họ ở lại lâu dài với doanh nghiệp.
Chuẩn bị trước Onboarding
Để tiết kiệm thời gian và năng lượng vào ngày đầu tiên của nhân sự mới, hãy gửi trước một checklist và các biểu mẫu để thu thập thông tin cần thiết. Ví dụ:
- Hợp đồng lao động
- Thông tin hồ sơ nhân sự cần bổ sung
- Mã số thuế thu nhập cá nhân
- Hồ sơ giảm trừ gia cảnh…
Tại sao cần hoàn thành danh sách này trước ngày làm việc đầu tiên?
- Bởi vì thủ tục giấy tờ rất mất thời gian để thu thập. Càng chuẩn bị và hoàn thành trước, bạn và nhân viên mới càng tiết kiệm được nhiều thời gian.
- Hơn nữa, ngày đầu tiên đi làm với sự thú vị sẽ tốt hơn là một cơn lốc các thủ tục giấy tờ nhàm chán.
Ngày làm việc đầu tiên của nhân sự mới
Bạn nên lập một chương trình làm việc chi tiết trong ngày đầu tiên cho nhân viên mới (tôi sẽ cung cấp một chương trình mẫu trong bài viết này để bạn tham khảo). Nhưng trước tiên hãy cùng rà qua các hạng mục chính:
- Điều cần quan tâm đầu tiên chính là: Ký kết hợp đồng lao động hoặc cam kết bảo mật thông tin, hay bất kỳ văn bản nào mà họ cần ký. Lưu ý: Nội dung các văn bản này nên được thống nhất ở giai đoạn trước, tức là giai đoạn Pre-boarding, thậm chí bạn có thể thực hiện thủ tục ký tá này từ trước.
- Giới thiệu và cung cấp sổ tay nhân viên để nhân viên tiếp cận cách thức ăn mặc, nguyên tắc hành vi và bất kỳ quy định nào về văn hóa và môi trường làm việc của công ty.
- Khuyến nghị nhân viên mới nên gặp ai và dành thời gian cho việc gì (tham khảo chương trình làm việc mẫu bên dưới).
Còn gì nữa?
- Tổ chức một “tour du lịch” quanh văn phòng để hướng dẫn về các khu vực phòng/ban, hoặc cách sử dụng máy in, máy photocopy… nếu cần thiết.
- Giới thiệu về danh sách thông tin liên lạc của các đồng nghiệp và các phòng/ban.
- Cung cấp bàn làm việc, trang thiết vị, văn phòng phẩm và giới thiệu các phần mềm công việc…
Dưới đây là mẫu Checklist hướng dẫn hội nhập cho nhân sự mới
Tuần, tháng làm việc đầu tiên của nhân sự mới
Nếu coi tuần làm việc đầu tiên giống như tuần trăng mật của nhân viên mới với công ty. Điều gì sẽ xẩy ra? Hoặc là “thân mật” hoặc là “vỡ mật”.
Nhiều nhân viên mới cảm thấy “sốc văn hóa” trong tuần làm việc đầu tiên. Họ nhận thấy các đồng nghiệp dường như quá “bận rộn” để có thể hướng dẫn và hỗ trợ họ. Do đó, kết luận được đưa ra trong tâm trí là:
“Hình như công ty/đội nhóm không có sự chuẩn bị nào cho sự xuất hiện của mình?”
Bạn hoàn toàn có thể thiết kế một chương trình để giải quyết vấn đề này như sau:
- Cung cấp tài liệu đào tạo và cử người hướng dẫn.
- Giao cho các nhiệm vụ nhỏ và tiếp cận các dự án đơn giản.
- Dành ra 15 – 30 phút mỗi ngày để trao đổi với nhân viên mới.
Dưới đây là mẫu Kết quả cần đạt trong thời gian hội nhập của nhân sự mới theo Phương pháp quản lý bằng BSC. Ban có thể chia 4 khía cạnh của BSC thành 4 trọng tâm cần đạt được trong 4 tuần làm việc đầu tiên của nhân sự mới. (Tìm hiểu thêm về BSC tại đây)
