PDCA la gi

PDCA là gì? Cách triển khai quy trình PDCA quản lý hiệu quả hoạt động

Quy trình PDCA lần đầu tiên được Walter Andrew Shewhart đề cập năm 1939 trong sách “Statistical method from the viewpoint of quality control” – Tạm dịch “Phương pháp thống kê dưới quan điểm kiểm soát chất lượng”.

Năm 1950, William Edwards Deming phát biểu  cải tiến Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) từ nền tảng lý thuyết của Walter A. Shewhart thành một phiên bản hoàn chỉnh. Quy trình PDCA được áp dụng rộng rãi tại Nhật Bản trong giai đoạn khôi phục kinh tế sau chiến tranh thế giới thứ II.

Quy trình PDCA

PDCA là viết tắt của:

Plan – Lập kế hoạch.

Do – Thực hiện kế hoạch đã lập.

Check – Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.

Act – Thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp, sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến này và thực hiện chu trình P-D-C-A mới.

PDCA được đại diện với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), nó cho thấy: thực chất của quá trình quản lý là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng.
PDCA lúc đầu được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có, ngày nay nó là một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong các hệ thống quản lý (ISO 9001; ISO 14001…).

Cách triển khai chu trình PDCA

Giai đoạn P – Lên kế hoạch

Xác định vấn đề (What)

  • Xác định vấn đề cần xem xét.
  • Xác định các chỉ tiêu, chỉ số cần đạt được khi giải quyết vấn đề.
  • Xác định các bên liên quan và kênh thông tin để xử lý vấn đề.
Xem thêm  4 bí quyết duy trì hiệu suất làm việc tại nhà hiệu quả

Phân tích vấn đề (Why)

  • Quy trình, công cụ cần thiết để xử lý vấn đề.
  • Phân tích nguyên nhân vấn đề.
  • Phương án thu thập dữ liệu cần thiết.
  • Phát triển phương án giải quyết vấn đề.

Công cụ gợi ý:

  • Sơ đồ Nguyên nhân – Kết quả
  • Phân tích Pareto

Giai đoạn D – Thực hiện

Phát triển các giải pháp

  • Thu thập dữ liệu.
  • Thử nghiệm các giải pháp.

Áp dụng giải pháp

  • Thực thi giải pháp khả thi, phù hợp nhất.

Công cụ gợi ý:

  • Thiết kế thực nghiệm (Design of Experiments – DOE)

Giai đoạn C – Kiểm tra

Đánh giá kết quả

  • Thu thập dữ liệu kết quả thực hiện; Đánh giá giải pháp thực hiện:
  • Nếu đạt được mục tiêu đề ra à Triển khai giai đoạn kế tiếp.
  • Nếu không đạt à Quay lại giai đoạn P.

Công cụ gợi ý:

  • Phân tích quan biểu đồ, sơ đồ.
  • KPI.

Giai đoạn A – Cải tiến

Vận dụng có cải tiến giải pháp tốt nhất

  • Xác định những thay đổi mang tính hệ thống và các yếu tố cần thiết vận áp dụng giải pháp.
  • Lập kế hoạch giám sát cải tiến.

Công cụ gợi ý:

  • Sơ đồ hóa quy trình.

Bằng việc sử dụng chu trình PDCA sẽ giúp doan nghiệp tập trung các quá trình và mục tiêu của QMS hướng tới sự cải tiến mong muốn này, dẫn tới việc tối ưu được thời gian và chi phí tránh lãng phí các nguồn lực trên.

Xem thêm  Nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng ban bằng mô hình GRPI