Quản lý nhân sự là một công việc quan trọng trong bất cứ tổ chức nào, nó ảnh hưởng mạnh mẽ đến sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Vì vậy, việc quản lý nhân sự đòi hỏi phải có sự linh hoạt, chính xác để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả nhất.
Dưới đây là tổng hợp thông tin tổng quan hệ thống quản trị nhân sự.
Hệ thống quản trị nhân sự
Hệ thống Level trong Nhân sự
9 chức năng trong công tác nhân sự
1. HR Admin (Quản trị nhân sự) quản lý giấy tờ, hồ sơ, sổ sách của công ty, quản lý các tài sản (điện thoại, văn phòng phẩm, lịch họp, cuộc hẹn, xe cộ, bảng tên, thẻ nhân viên…
2. Recruitment / Talent Acquision (tuyển dụng / thu hút nhân tài) lên kế hoạch tuyển dụng nhân tài cho tổ chức, thực hiện toàn bộ các quy trình tuyển dụng từ việc đăng tin, phỏng vấn đến các công tác onboarding, offboarding cho nhân viên. Bên cạnh đó, làm recruitment/talent acquision hiện tại còn phụ trách việc xây dựng các “tập ứng viên tiềm năng” (talent pool), đảm bảo nguồn nhân lực dự trữ cho tổ chức trong ngắn và dài hạn.
3. Employer Branding (xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng) có thể coi là bộ phận “marketing của nhân sự”, khi phụ trách các chiến dịch truyền thông/sự kiện nhằm xây dựng và phát triển hình ảnh nhà tuyển dụng của công ty (tổ chức workshop, cuộc thi, tham gia tài trợ cho các chương trình nghề nghiệp,…).
4. Compensation & Benefit (tiền lương và phúc lợi) phụ trách các công tác về lương thưởng cho nhân viên, ngoài ra còn phụ trách về mặt thủ tục, hồ sơ, hợp đồng lao động, chính sách bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân,…
5. Total Rewards (chế độ đãi ngộ) có thể được coi là một bước “nâng cấp” của C&B. Nghề này sẽ tập trung nhiều hơn vào mặt data, dữ liệu, xây dựng chính sách và chế độ đãi ngộ cho nhân viên trong tổ chức.
6. Employee Relations (quan hệ lao động) là vị trí then chốt đảm bảo dung hòa các yếu tố bên trong của tổ chức, giúp các nhân sự gắn kết với nhau hơn, tạo ra nền tảng để doanh nghiệp có thể phát triển hơn. Cụ thể hơn, phạm vi công việc của vị trí này bao gồm: giải quyết mâu thuẫn và tranh chấp nội bộ, tham gia xây dựng các chương trình, chính sách và văn hóa công ty, triển khai và giám sát nội quy lao động, tổ chức các chương trình teambuilding, company trip,…
7. Organizational Development (phát triển tổ chức) xây dựng cấu trúc công ty (organizational chart), hệ thống cấp bậc các vị trí và các level, từ điển năng lực cho từng cấp bậc nhân sự (competency framework), xây dựng và triển khai hệ thống đánh giá năng lực…
8. Learning & Development (đào tạo và phát triển) tìm ra các lỗ hổng thiếu sót trong kiến thức và kỹ năng của nhân viên để có kế hoạch đào tạo cho phù hợp, đảm bảo doanh nghiệp có một nguồn nhân lực chất lượng nhất.
9. Human Resource Business Partner (đối tác nhân sự chiến lược) là “cố vấn cấp cao” mà phòng nhân sự gửi đến từng bộ phận/business unit khác trong công ty để tư vấn và hỗ trợ về mặt quản trị nhân sự.
Danh mục quy trình nhân sự
1. Quy trình tuyển dụng nhân sự
2. Quy trình tuyển dụng nhân sự cao cấp
3. Quy trình thử việc học việc
4. Quy trình thực tập
5. Quy định quản lý quản trị viên tập sự
6. Quy trình đào tạo bên ngoài
7. Quy trình đào tạo nội bộ
8. Quy trình đào tạo hội nhập
9. Quy trình nghỉ việc
10. Quy trình nghỉ phép, nghỉ việc riêng
Quy tắc xây dựng hệ thống nhân sự
Định biên / Kế hoạch nhân sự
- Số lượng nhân sự phải cân bằng với nhiệm vụ công việc
- Năng lực nhân sự cân bằng với nhiệm vụ và kế hoạch kinh doanh
Trả thù lao / đãi ngộ (lương 3p + truyền thông nội bộ)
- Tổng thu nhập trả cho người lao động phải cân bằng với hiệu quả công việc
- Biết ơn nhân viên bằng cách tăng lợi ích
Tỷ lệ thôi việc / phân loại nhân viên
- Nhân sự phải là dòng chảy vào ra liên tục
- Tạo khoảng trống thiếu Nhân sự bằng gia tăng áp lực công việc lên hệ thống hoặc loại bớt nhân sự.
Đào tạo
- Tập trung vào nhân sự để phát triển doanh nghiệp
KPI
- Làm rõ kỳ vọng, kết quả nhận được trong giao việc
Văn hóa / nội quy / cách thức làm việc
- Làm rõ kỳ vọng về ứng xử trong văn hóa doanh nghiệp
- Làm rõ kỳ vọng về thống nhất ngôn ngữ, góc nhìn trong làm việc đội nhóm
- Cho phép cá nhân chia sẻ để thể hiện bản thân
- Cho phép cá nhân được phép sai để học hỏi
- Cho phép cá nhân trao đổi để xác nhận thông tin
- Cho phép nhân viên phản biện để làm rõ ý
- Cho phép nhân viên làm khác để thử sai
Kaizen / sáng kiến cải tiến
- Tạo khoảng trống sẵn sàng thay đổi bằng cách cải tiến liên tục.
Hệ thống công cụ hỗ trợ Quản trị nhân sự
1. Cơ cấu tổ chức
2. Mô tả công việc
3. BSC & KPI
4. Quy trình triển khai công việc
5. Lương 3P
6. Thông tin nhân sự
7. Nội quy, văn hóa công ty
8. Thương hiệu tuyển dụng
9. Quản trị tri thức
10. Camera giám sát
11. Máy chấm công
12. Khu vực làm việc online
13. Các phần mềm hỗ trợ làm việc
Phân loại nhóm nhân sự trong doanh nghiệp
Những người lãnh đạo, quản lý: Chủ yếu quan tâm đến chiến lược, tầm nhìn, định hướng của doanh nghiệp,.
Nhân sự đã có thâm niên lâu năm: Quan tâm nhiều đến lương thưởng, chính sách và các quyền lợi khác.
Những người trẻ, mới ra trường còn khá hăng say làm việc và học hỏi: Chú trọng vào câu chuyện sẽ làm việc với ai, sếp có giỏi hay không, sẽ học hỏi được những gì và lộ trình phát triển ra sao
