Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản trị nhân sự đang trở thành một xu hướng phát triển mới của doanh nghiệp, giúp đơn giản hóa và tự động hóa các nhiệm vụ quản trị nhân sự, từ việc tìm kiếm và thu hút các ứng viên đến việc đào tạo và phát triển nhân viên.
AI là gì?
AI là sản phẩm công nghệ trí tuệ nhân tạo giúp máy móc có khả năng tiếp thu, học hỏi và đưa ra ý kiến quyết định vận hành như não bộ của con người. Trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, AI được xem là ngành công nghiệp mũi nhọn mang tính chất gián đoạn và kiến tạo.
Gián đoạn vì AI sẽ phá bỏ rất nhiều cách làm cũ, quy trình cũ, tổ chức vận hành cũ trong quản lý và vận hành tổ chức. Kiến tạo vì AI sẽ mang thế giới đến một nền văn minh khác, với những tác vụ mới, cách làm việc mới, lối tư duy mới và cách tổ chức vận hành mới trong sự phát triển của rất nhiều ngành nghề của con người.
Trước đây, hai cường quốc công nghệ là Mỹ và Trung Quốc đã vận dụng và phát triển AI vào hầu hết rất nhiều ngành nghề của họ. Nhưng mới đây, dưới sự phát triển của thời đại, AI đã phổ biến trên toàn thế giới và mức độ ảnh hưởng của nó đã tác động đến hầu hết tất cả các ngành nghề, trong đó có ngành nhân sự.
Ưu điểm của AI trong quản lý nhân sự
1. Loại bỏ chi phí hành chính
AI có thể xử lý các nhiệm vụ lặp đi lặp lại của đội ngũ nhân sư, chẳng hạn như tự động trả lợi email hoặc gửi các tại liệu bắt buộc của doanh nghiệp. Do đó, phòng ban, đội ngũ có thể tập trung vào công việc chính, cần chuyên môn cao và có thể tập trung nhiều hơn vào trải nghiệm của nhân viên.
2. Cải thiện trải nghiệm nhân viên
AI có thể xử lý đồng thời nhiều câu hỏi của nhân viên, trong khi các chuyên gia nhân sự, các cấp lãnh đạo có thể bị giới hạn trong việc trả lời nhiều yêu cầu cùng một lúc. Ngoài ra, trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ các vấn đề quan trọng khác của nhân viên, từ đó giúp cải thiện mức độ hài lòng chung của toàn nhân viên.
3. Tạo báo cáo hiệu quả
AI có thể tạo các báo các chính xác, có mức độ phức tạp cao dựa trên các thông số được cài đặt. Bằng cách truy cập vào bộ dữ liệu của doanh nghiệp, trí tuệ nhân tạo có thể phân tích và phát triển mối tương quan giữa các số liệu để từ đó hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định chính, xác kịp thời cho sự phát triển của doanh nghiệp.
6 Cách sử dụng AI trong quản lý nhân sự
Hiện nay, AI có tác động sâu sắc đến tất cả các lĩnh vực nhân sự, nó giúp đơn giản hóa các nhiệm vụ và hỗ trợ tích cực các công việc của người làm nhân sự. Cụ thể, AI hỗ trợ các công việc trong công tác quản lý nhân sự như:
1. Tuyển dụng nhân tài hàng đầu
AI trong tuyển dụng tập trung vào việc tối ưu hóa các công việc của cả nhà tuyển dụng và ứng viên. Đối với nhà tuyển dụng, AI có thể giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại trong toàn bộ quy trình tuyển dụng để nâng cao hiệu quả. Đối với ứng viên, nó có thể giúp việc tìm kiếm công việc trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, cũng giảm thời gian chờ đợi phản hồi từ nhà tuyển dụng, tăng khả năng tìm việc cao hơn.
Hiện nay, nhiều công ty đã tận dụng AI trong tuyển dụng vì khả năng xử lý khối lượng công việc lớn, chẳng hạn như sàng lọc CV – Công việc chiếm phần lớn thời gian của nhà tuyển dụng. Ngoài ra, các cơ quản tuyển dụng thường xuyên sử dụng các công cụ AI để tiếp cận các ứng viên tiềm năng, bằng việc xây dựng và sắp xếp cơ sở dữ liệu các thông tin ứng viên để tìm ra những ứng viên tốt nhất cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng trước các đối thủ cạnh tranh.
Sự bùng nổ của AI và Chatbot cũng đã tăng năng suất và hiệu quả của bộ phận tuyển dụng và người tìm việc. Giờ đây, các nhà tuyển dụng có thể chuyển các công việc sang công cụ AI bởi tính làm việc tuân thủ và không thiên vị của nó. Việc AI đảm nhận các chức năng như vậy sẽ giải phóng thời gian cho bộ phận nhân sư, tăng sự nhất quán và giảm thiểu các lỗi nhỏ nhặt.
Một số ví dụ về các công việc AI hỗ trợ tuyển dụng:
- Tương tác và mời các ứng viên thụ động ứng tuyển vào các vị trí mới
- Trả lời các câu hỏi cho ứng viên trên các quảng các việc làm đang hoạt động của công ty
- Hỗ trợ ứng viên tìm kiếm và ứng tuyển vào các công việc liên quan của công ty phù hợp với sở thích và kinh nghiệm của họ
- Viết mô tả công việc, câu hỏi phỏng vấn và thư mời làm việc.
- Tìm kiếm mức lương và lợi ích cho mỗi chức danh và vị trí để so sánh giữa các doanh nghiệp
- Phân tích chính xác dữ liệu của công ty để xác định các ứng viên lý tưởng, xác định chính xác các khoảng cách về tính đa dạng, công băng và hòa nhật ( DEI) cũng như dự đoán chỉ số tuyển dụng, thời gian tuyển dụng tại mỗi doanh nghiệp.
2. Tự động hóa các tác vụ quản trị
Giống như AI trong tuyển dụng, AI trong quản trị nhân sự giúp bộ phận nhân sự thực hiện các nhiệm vụ quan trọng cần thiết, khiến nhân sự mệt mỏi liên quan đến các hoạt động kinh doanh và phát triển của toàn doanh nghiệp. Thông thường, AI tiếp thu các khía cạnh truyền thống, xử lý giấy tờ của nhân sự, chẳng hạn như thu thập giấy tờ hoặc báo cáo dữ liệu cần thiết cho các cơ quan chính phủ.
Quy trình làm việc tự động là một trong những cách rõ ràng nhất của AI để giúp đội ngũ nhân sự giảm bớt những công việc phải làm đi làm lại thường liên quan đến các công việc hành chính.
Một số ví dụ về ứng dựng AI trong quản trị:
- Tự động hóa việc cung cấp các thủ tục giấy tờ cho nhân viên mới trong quá trình giới thiệu và theo dõi những nhân viên mới được tuyển dụng để hoàn thành.
- Cung cấp tài liệu hoặc trả lời câu hỏi nhân sự phổ biến cho nhân viên trước khi liên hệ với chuyên gia nhân sự
- Hướng dẫn nhân viên thông qua việc đăng ký bảng lương hoặc phúc lợi và đưa ra đề xuất hoàn thành thủ tục giấy tờ
- Viết các bản ghi nhơ hoặc thông báo của công ty và tự động đăng chúng lên các kênh liên lạc
- Tạo hoặc lấy các báo cáo, bảng tính cần thiết tùy theo nhu cầu quản trị
- Thực hiện khảo sát để thu nhập phản hồi của nhân viên về một chủ đề
3. Quản lý lực lượng lao động
Giống như bộ điều khiển không lưu, AI trong quản lý lực lượng lao động có thể hướng dẫn các câu hỏi của nhân viên để tránh ùn tắc hoặc rối loạn đội ngũ nhân sự. Chằng hạn, AI có thể cấp cho nhân viên quyền truy cập vào tệp của họ hoặc thông tin khác thông qua các cổng tự phục vụ để tránh phải liên hệ với bộ phận nhân sự, vừa nhanh chóng, vừa tiện lợi.
Trong khi đó, đội ngũ nhân sự có thể sử dụng AI trong quản trị nhân sự lao động để phát hiện những điểm thiếu hiệu quả trong quá trình quản lý của chính họ, và bắt đầu thực hiện các biện pháp ưu tiên để tối ưu hóa quá trình làm việc đó.
Ví dụ về ứng dụng AI trong quản lý lực lượng lao động
- Dự đoán rủi ro nhân viên nghỉ việc
- Tự động lập kế hoạch dựa trên sự sẵn sàng của nhân viên để đạt hiệu quả tối đa
- Quản lý cổng thông tin của nhân viên
- Theo dõi phản ứng của nhân viên trước những thay đổi về thủ tục và chính sách thông qua phân tích khảo sát lý tính.
4. Phát triển đánh giá hiệu suất
AI trong quản lý hiệu suất có thể giúp các công ty phát triển và thiết lập mục tiêu hiệu quả hơn. Ngoài việc tự động hóa các đánh giá hiệu suất để nhân viên có thể hành động dựa trên phản hồi mang tính xây dựng cao hơn, AI còn có thể hỗ trợ nhà tuyển dụng thực hiện các biện pháp thăng tiến và lương thưởng công bằng hơn đẻ hỗ trợ các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Các ứng ứng AI trong quản lý hiệu suất
- Viết các phản hồi mang tính xây dựng trong quá trình đánh giá nhân viên
- Ghi lại và xác định những nội dung quan trọng trong các cuộc họp trực tiếp với người quản lý và các cuộc họp khác.
- Dự đoán những người có thành tích xuất sắc và những nhân viên nào cần hỗ trợ thêm
- Đề xuất kế hoạch thăng tiến
- Xác định việc ghép nhóm cho các dự án dựa trên các đánh giá về năng lực
- Thông báo các chiến lược lập kế hoạch kế nhiệm bằng cách xác định người kế nhiệm dựa trên đánh giá năng lực
5. Tối ưu hóa lộ trình học tập và phát triển
Tận dựng AI trong học tập và phát triển ( L&D) có thể giúp các công ty cung cấp các khóa đào tạo được các nhân hóa để thúc đẩy sự gắn kết và giữ chân nhân viên. Theo nghiên cứu Tình trạng L&D năm 2022 của TalentLMS, 76% nhân viên đồng ý rằng họ có nhiều khả năng ở lại làm việc với một công ty cung cấp dịch vụ đào tạo liên tục.
Bởi vì mỗi nhân viên thường có cách học tập khác nhau, AI có thể hỗ trợ với các mô hình học tập cụ thể mà hình thức học tập truyền thống không đáp ứng. Mặc dù AI không thay thế việc học tập trải nghiệm những nó có thể loại bỏ các rào cản liên quan đến kế hoạch phát triển nhân viên, chằng hạn như thời gian và tiền bạc.
Ứng dụng AI trong học tập:
- Xác định khoảng cách kỹ năng ở cả cá nhân và công ty
- Chỉ định các khóa học để nâng cao kỹ năng của nhân viên hoặc thúc đẩy các nỗ lực tuyển dụng cũng như tạo điều kiện cho việc học tập đa chức năng
- Cung cấp lộ trình phát triển học tập cá nhân hóa cho nhân viên dựa trên sở thích và nhu cầu cá nhân hay của công ty.
6. Đảm bảo tuân thủ
AI có thể giúp các công ty theo kịp các quy định mới sẽ tác động đến họ, đặc biệt là đối với các công ty có lực lượng lao động toàn cầu. Tương tự, AI có thể kiểm tra dữ liệu hiện có để phát hiện các hành vi vi phạm luật lao động để đội ngũ nhân sự có thể giải quyết những vấn đề này trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng.
Ứng dụng AI trong việc đảm bảo tuân thủ quy chế pháp luật:
- Viết và xem xét các mô tả công việc, sổ tay nhân viên,… đảm bảo tuân thủ chính sách công ty
- Tự động cập nhật và thông báo cho nhân viên khi chính sách thay đổi
- Xác định các lĩnh vực thăng tiến, vai trò hoặc trả lương không đúng và thông thông báo cho bộ phận nhân sự
- Nêu rõ các hành vi vi phạm pháp luật, chẳng hạn như lương tối thiểu.
- Hướng dẫn nhân viên trong quá trình tuyển dụng hoặc nhận việc
Những lưu ý khi triển khai trí tuệ nhân tạo trong quản lý nhân sự
Trong việc triển khai trí tuệ nhân tạo trong quản lý nhân sự, cần lưu ý đến một số yếu tố quan trọng để đạt được kết quả thành công.
- Đảm bảo kết quả AI chính xác và hiệu quả: Việc có được dữ liệu thời gian thực và đáng tin cậy là rất quan trọng, do đó, việc thu thập dữ liệu chính xác là điều cần thiết. Sau đó, phải đảm bảo rằng mục tiêu đầu ra được xác định rõ ràng để tạo ra các thuật toán phù hợp.
- Đòi hỏi cần có một bộ phận nhân sự kỹ thuật tài năng nhất định: Nhóm nhân sự cần đảm bảo việc thu thập các nguồn dữ liệu thích hợp, làm sạch và quản lý dữ liệu phù hợp. Việc này sẽ giúp tăng độ chính xác và hiệu quả của hệ thống AI.
- Hiểu biết những thông tin chi tiết cần định hướng: Cần có sự rõ ràng và hướng dẫn về cách nhận ra các mô hình thích hợp để nghiên cứu và thực hiện. Việc này sẽ giúp đảm bảo rằng các mô hình AI được áp dụng phù hợp với các mục tiêu cụ thể và mang lại giá trị cho công ty.
- Dựa trên các thuật toán được cung cấp vào hệ thống: AI có thuật toán sẽ gợi ý những nội dung người dùng quan tâm, nên khi vận dụng AI trong các hoạt động nhân sự, người dùng cần nắm được thuật toán và nhu cầu của đơn vị để chủ động định hướng gợi ý của AI, từ đó tận dụng những nội dung được đề xuất để tham khảo và vận dụng vào các hoạt động nhân sự trong đơn vị mình.